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Was bedeutet GoBD und wann muss man es umsetzen?
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – eine Begrifflichkeit die sehr sperrig daherkommt. Gemeint sind dabei umzusetzende Richtlinien, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) herausgegeben wurden, um die Anforderungen an die elektronische Buchführung zu gewährleisten.
Dabei geht es darum, dass die elektronische Buchführung, die Aufbewahrung von Unterlagen ordnungsgemäß und nachvollziehbar gestaltet werden. Die bereits bestehenden Grundsätze wurden nun „aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen angepasst“, so das Bundesministerium der Finanzen (BMF).
GoBD-Richtlinien: Grundlagen und Umsetzung für Unternehmen und Steuerberater
Die GoBD regeln, wie steuerrelevante Daten elektronisch erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden müssen. Die Einhaltung der GoBD ist für alle Unternehmen und Organisationen verpflichtend, unabhängig von Branche oder Größe. Dabei stehen die Unternehmen vor der Herausforderung, die Anforderungen der GoBD in ihre digitalen Prozesse zu integrieren und gleichzeitig die Sicherheit sowie Integrität ihrer Daten zu gewährleisten.
Die wichtigsten Grundlagen der GoBD umfassen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Dies bedeutet, dass sämtliche Buchungen und Aufzeichnungen so dokumentiert werden müssen, dass sie jederzeit von einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit nachvollzogen und geprüft werden können.
Unveränderbarkeit der Daten und zeitgerechte Erfassung
Die Unveränderbarkeit der Daten ist dabei ein zentrales Kriterium. Einmal erfasste Buchungen dürfen nachträglich nicht ohne Dokumentation verändert oder gelöscht werden. Jede Änderung muss lückenlos protokolliert und nachvollziehbar gemacht werden. Dies gilt sowohl für die ursprüngliche Erfassung als auch für spätere Korrekturen.
Ein weiterer wesentlicher Aspekt der GoBD ist die zeitgerechte Erfassung und Ordnung der Geschäftsvorfälle. Die Aufzeichnungen müssen zeitnah, vollständig und in der richtigen Reihenfolge erfolgen. Die GoBD geben hierbei keine festen Fristen vor, jedoch wird in der Regel eine zeitnahe Erfassung innerhalb von zehn Tagen als angemessen betrachtet.
Die geordnete Ablage und Strukturierung der Daten sind ebenfalls verpflichtend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass alle steuerrelevanten Unterlagen, wie Rechnungen, Belege und Verträge, systematisch abgelegt und jederzeit auffindbar sind.
Unveränderbare Aufbewahrung
Auch die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten spielen hier eine grundlegende Rolle. Dies betrifft sowohl elektronische als auch papierbasierte Dokumente. Die Aufbewahrung muss in einer Form erfolgen, die während der gesamten Dauer den Zugriff, die Lesbarkeit und die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet.
Die eingesetzten IT-Systeme müssen zudem sicherstellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation geschützt sind. Hierbei spielt die IT-Sicherheit eine entscheidende Rolle, da nur so die Integrität und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet werden kann.
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Verfahrensdokumentation und Zugriff durch die Finanzbehörde
Auch der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung spielt bei den Vorgaben der GoBD eine Rolle. Unternehmen sind verpflichtet, der Finanzbehörde im Rahmen von Betriebsprüfungen einen vollständigen und unmittelbaren Zugriff auf die steuerrelevanten Daten zu ermöglichen. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen.
Unternehmen müssen darüber hinaus eine Verfahrensdokumentation erstellen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Prozesse rund um die Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung steuerrelevanter Daten. Sie ist ein zentrales Prüfungsinstrument für die Finanzverwaltung und muss regelmäßig aktualisiert werden. Darüber hinaus ist es erforderlich, die eingesetzten IT-Systeme regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen und technischen Anforderungen entsprechen.
Zweite Änderung der GoBD-Richtlinien
Es ist bereits die zweite Änderung bzw. Anpassung der Richtlinien. Damit geht das BMF auf unterschiedliche Änderungen ein. Zu diesen Änderungen gehört diesmal zum Beispiel die Einführung der elektronischen Rechnung.
Daher beziehen sich manche Änderungen zum Beispiel auf benutzte Formulierungen und Worte, um auch den entsprechenden neuen Prozessen gerecht zu werden. Dazu gehören zum Beispiel Ergänzungen wie „Datensätze“ oder der Ersatz von „XML-File“ durch „XML-File-Datei, strukturierter Teil einer E-Rechnung“.
Ab sofort werden auch die Wörter „Kontoauszüge in PDF oder Papier“ durch die Wörter „Dateien im PDF-Format oder papierhaften Belegen“ und das Wort „Kontoumsatzdaten“ durch das Wort „Dateien“ ersetzt.
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GoBD 2025 – was ändert sich?
Dies zeigt, dass sich die Änderungen vor allem an die Ansprüche der Digitalisierung anpassen und die entsprechenden Vorgaben wie die Pflicht zur E-Rechnung auch in den GoBD-Richtlinien widerspiegeln. Das beinhaltet auch, dass über moderne Archivierungsprozesse und die digitale Betriebsprüfung mehr Klarheit herrscht.
Die wichtigsten Änderungen sind unter anderem Folgende:
- keine zusätzliche Kopie als PDF oder Ausdruck mehr erforderlich bei Nutzung entsprechender Fakturierungssysteme – System auf Anforderungen prüfen
- keine bildhafte Kopie bei entsprechend geeigneten E-Rechnungen im XML-Format mehr notwendig – Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Inhalte als Grundvoraussetzung
- sofern alle relevanten steuerlichen Inhalte enthalten, reicht zukünftig eine XML-Datei bei hybriden Rechnungsformaten aus
- nicht alle sogenannten technischen Zahlungsbelege sind aufbewahrungspflichtig – Achtung: gilt nur, wenn sie nicht die einzige Abrechnungsgrundlage oder nicht für die steuerliche Einordnung notwendig sind
- E-Dokumente sind nun auch als aufbewahrungspflichtige Unterlagen in den GoBD enthalten – z.B. die E-Rechnung – müssen im empfangenen Format archiviert werden
- Zusatzinformationen, welche maschinenlesbar und geprüft sind, müssen aufbewahrt werden.
Mittelbarer Datenzugriff bei Betriebsprüfungen
Die neuen Anpassungen der GoBD-Richtlinien machen auch den sogenannten mittelbaren Datenzugriff bei Betriebsprüfungen konkreter. Das bedeutet, dass bei dem sogenannten mittelbaren Datenzugriff die Unternehmen Auswertungen aus ihrem Buchführungssystem liefern müssen.
Das bedeutet auch, dass auf Wunsch eines Betriebsprüfers entsprechende Auswertungen mit den vorhandenen Funktionen des DV-Systems zur Verfügung gestellt werden müssen. Alternativ kann auch ein Nur-Lese-Zugriff angeboten werden. Dabei ist es wichtig zu wissen, es darf keine neue Software programmiert werden müssen.
Diese Neuerung hat das Ziel, dass eine in der Praxis umsetzbare, aber auch rechtsicherere Umsetzung erreicht wird. Wenn das nicht möglich ist, muss der Prüfer einen direkten Datenzugriff anfordern.
E-Rechnungen implementieren
Die Änderungen zeigen, dass die E-Rechnung von Unternehmen eingeführt und entsprechende Systeme integriert werden müssen, um solche Rechnungen adäquat und nach den angepassten Vorgaben der GoBD zu erfassen.
Auch die Mitarbeiter müssen in diese Prozesse eingebunden werden und entsprechend der Vorgaben Rechnungen erfassen. Richtlinien zur Erfassung und zur Archivierung müssen angepasst werden. Ebenso sollten die Verfahrensdokumentationen entsprechend der Änderungen angepasst werden und auch die vorhandenen Systeme auf die neuen Vorgaben hin überprüft und ggf. angepasst werden.
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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
