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Steuerbescheide zukünftig grundsätzlich elektronisch
Ab dem 1. Januar 2026 tritt eine neue Fassung des § 122a der Abgabenverordnung (AO) in Kraft, das bedeutet nicht nur für die Bereitstellung von künftigen Steuerbescheiden, sondern auch für Vollmachten einige Änderungen.
Die neue Fassung des Paragraphen und die Tatsache, dass die elektronische Bereitstellung von Verwaltungsakten zukünftig zur Regel wird, bringt die Digitalisierung deutlich voran, bedeutet aber für Steuerkanzleien auch Handlungsbedarf, um reibungslos die Arbeiten in der Kanzlei und mit den Mandanten voranzubringen.
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Neuerungen ab 1.1.2026
Grundlegend ändert sich das Bekanntgabeverfahren von Verwaltungsakten, die elektronische Bereitstellung dieser wird ab 2026 demnach zum Regelfall. Betroffen davon sind besonders Steuerbescheide, Steuermessbescheide und Feststellungsbescheide.
Dies bedeutet konkret, dass diese Verwaltungsakte zukünftig über das Nutzerkonto der Finanzverwaltung bereitgestellt werden und die abrufberechtig Person am Tag der Bereitstellung elektronisch darüber informiert wird. Die Benachrichtigung über die Abrufmöglichkeiten und die Rechtswirkung erfolgt ebenfalls auf diesem Wege. Am vierten Tag nach der Bereitstellung gilt der Verwaltungsakt demnach als bekannt gegeben.
Postalische Bekanntgabe nur noch auf Antrag
Eine postalische Bekanntgabe ist zwar weiterhin grundsätzlich möglich, erfolgt aber ausschließlich auf Antrag oder bei einem ausdrücklichen Widerspruch gegen die elektronische Bekanntgabe.
Daher muss auch in Steuerkanzleien sichergestellt werden, dass entsprechende technische und auch organisatorische Voraussetzungen eingerichtet werden, um den Abruf und die Bearbeitung sicherzustellen.
Dabei gilt es auch die IT-Sicherheit, aber auch die IT-Infrastruktur zu beachten, Zugriffsrechte zu klären und natürlich die Zugänge zu prüfen oder zu aktualisieren. Ebenso sollten die Mitarbeiter, welche sich mit diesen Zugängen und Abrufen befassen sollen, entsprechend geschult werden im Umgang mit der sicheren Anwendung.
Um keine Verzögerungen oder rechtliche Nachteile zur riskieren, sollten sich Steuerberatungskanzleien bereits jetzt, wenn nicht schon geschehen, auf die Umstellung vorbereiten.
Bekanntgabevollmachten prüfen und anpassen
Ein zentraler Aspekt hierbei sind die Bekanntgabevollmachten. Wenn keine solche Vollmacht vorliegt, werden Bescheide auch nach dem 1. Januar 2026 weiterhin an die Mandanten zugestellt. Wenn Kanzleien elektronische Bescheidbekanntgaben nutzen, ändert sich nichts. Es ist allerdings sinnvoll die Zugänge und die entsprechenden Adressen zu prüfen.
Vollmachten mit Bekanntgabevollmacht werden automatisch zu elektronischen Bescheidbekanntgaben. Wichtig ist, dass eine geeignete E-Mail-Adresse hinterlegt wird. Diese muss in der Vollmachtsdatenbank (VDB) für Benachrichtigungen hinterlegt werden.
Zu prüfen sind die bereits bestehenden Vollmachten auf die entsprechenden Vorgaben, derzeit ist die technische Umsetzung hier noch nicht abschließend geklärt. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF), sowie die Finanzverwaltung vertreten hier noch unterschiedliche Ansichten.
Für die neu zu erstellenden Vollmachten ab Januar 2026, wird ein unproblematische Ablauf erwartet.
Rechtsverbindlichkeit elektronischer Bekanntgaben
Die elektronisch übermittelten Bescheide besitzen die gleiche rechtliche Verbindlichkeit wie Papierbescheide. Daher können sie diese vollumfänglich ersetzen. Ein klarer Vorteil besteht in der Förderung der Digitalisierung und somit einer Vereinfachung vor allem der administrativen Prozesse.
Durch die neue Übermittlung sind die Bescheide nach Benachrichtigung sofort verfügbar. Somit ist eine fristgerechte Bearbeitung durch die Steuerberatungskanzleien noch effektiver möglich. Die Übermittlung der Dateien erfolgt im PDF-Format und sichert so einen einfachen und sicheren Umgang mit den Dokumenten.
Elektronische Bescheidbekanntgabe aktivieren
Steuerberatungskanzleien sollten bereits jetzt die elektronische Bescheidbekanntgabe Ihrer Vollmachten aktivieren und gültige E-Mail-Adressen in der VBD hinterlegen bzw. diese prüfen.
Darüber hinaus sollten Sie sich mit allen nötigen digitalen Vorgaben und Voraussetzung, sowie den nötigen Arbeitsabläufen befassen und dies bereits in die Abläufe der Bearbeitungsprozesse einbinden. Auch Mitarbeiter sollten entsprechend geschult werden.
Bei fehlenden Zugängen oder Voraussetzungen der Prozesse sollten sich Steuerberatungskanzleien mit den entsprechenden Ansprechpartnern in Verbindung setzen.
IT-Sicherheit beachten
Wichtig bei allen Schritten in der Digitalisierung ist, dass die IT-Infrastruktur und die IT-Sicherheit ausreichend mitberücksichtigt und angepasst werden. Auch für die neue Bescheidbekanntgabe, sollte die IT-Abteilung oder der IT-Dienstleister eingebunden werden. Auch hierbei handelt es sich um einen Prozess in der Digitalisierung von Steuerberatungskanzleien, welcher in die Compliance der Kanzlei mit eingebunden werden muss.
Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
