Cybersicherheit bei der Nutzung von Microsoft Recall: Ein Leitfaden für Unternehmen
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KI sicher und effektiv einsetzen
Mit dem Einzug der Künstlichen Intelligenz (KI) in unsere Arbeitswelt, können viele Abläufe anders und effektiver gestaltet werden. Die damit einhergehende digitale Transformation bietet neue Ansätze und Tools, deren Einsatz aber auch unter den Gesichtspunkten der Cybersicherheit und der IT-Konzepte betrachtet und angepasst werden sollte.
Ein neues Tool zur Arbeit ist zum Beispiel Microsoft Recall, welches meist im Zusammenhang mit dem Copiloten genutzt werden kann. Anhand dieses Beispiels wollen wir in diesem Blogartikel einmal die Nutzung und Risiken, sowie die Umsetzung der IT-Sicherheit bei der Nutzung dieser Art von Tools näher beleuchten.
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Microsoft Recall und seine Funktionen
Microsoft Recall ist ein innovatives Tool, das in die Microsoft-Umgebung integriert ist und es Benutzern ermöglicht, ihre Aktivitäten zu verwalten. Es sucht gezielt nach Inhalten und Anwendungen auf Basis von vergangenen Erinnerungen oder Hinweisen. Dabei erstellt das Tool regelmäßige Screenshots von geöffneten Anwendungen, um benötigte Informationen schnell bereitzustellen.
Cybersicherheitsrisiken bei der Nutzung von Microsoft Recall
Obwohl Microsoft Recall viele Vorteile bietet, birgt die Anwendung auch das Risiko der Verarbeitung von Firmeninterner, sensibler Unternehmensdaten und personenbezogener Daten von Betroffenen.
Insbesondere wenn Screenshots erstellt werden, die sensible Informationen enthalten können, müssen Unternehmen unterschiedliche Schwierigkeiten beachten. Die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie die jüngsten Regelungen des EU AI Act müssen zum Beispiel vollständig eingehalten werden.
Aber auch Aufbewahrungs- und Löschfristen, Rollenvergaben usw. gehören bei dem Einsatz solcher Systeme immer auch dazu.
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Rollenvergabe und Zugriffsrechte
Eine ordnungsgemäße Vergabe von Rollen und Berechtigungen innerhalb von Microsoft Recall ist entscheidend. Jeder Benutzer sollte nur die nötigsten Berechtigungen erhalten, um unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern. Dies trägt nicht nur zum Schutz von Daten und Zugängen bei, sondern erhöht auch die Transparenz im Umgang mit diesen Informationen.
Die Speicherung von Daten sollte auf das Notwendige reduziert werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Microsoft Recall so konfiguriert ist, dass nur relevante Informationen gespeichert werden, um die Funktionalität des Programms zu gewährleisten. Durch die Minimierung der gesammelten Daten können Unternehmen das Risiko eines Datenmissbrauchs erheblich verringern.
Verarbeitung personenbezogener Daten als Risiko
Vor der Nutzung von Microsoft Recall müssen klare Richtlinien zur Erfassung und Speicherung von personenbezogenen Daten festgelegt werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Screenshots und die damit verbundenen Datenschutzanforderungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Die Einhaltung klar definierter Löschfristen ist essentiell. Unternehmen müssen Regelungen entwickeln, die festlegen, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden dürfen und diese Daten nach Ablauf der Frist umgehend löschen, um unzulässige Speicherung zu vermeiden.
Transparenz bei der Verarbeitung zum Beispiel gegenüber Betroffenen
Betroffene Personen haben das Recht, umfassend über die Verarbeitung ihrer Daten informiert zu werden. Bei der Nutzung von Microsoft Recall sollten diese Informationen in die Datenschutzerklärung und die Informationspflichten eingebunden werden.
Microsoft Recall effizient und sicher einsetzen
Die Implementierung von Microsoft Recall in Unternehmen bietet viele Vorteile, bringt jedoch auch spezifische Risiken in Bezug auf Datenschutz und Cybersicherheit mit sich. Gerade im Bereich der Einstellungen gilt es hier – zentral – Entscheidungen zu treffen und umzusetzen.
Bei Systemen wie Recall kann man nicht nur die Rollenvergabe sicher gestalten, man kann auch festlegen, von welchen Vorgängen bzw. Programmen Screenshots o.ä. erstellt werden. Darüber hinaus kann und muss man die Speicherdauer einstellen.
Alles das sind Stellschrauben, die für den sicheren Umgang mit dem Programm genutzt werden sollten. Dies sollte im besten Fall durch einen IT-Fachmann beurteilt und eingestellt werden, um Nutzungsfehler zu verhindern.
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Einsatz von KI-Systemen prüfen und durch einen Fachmann begleiten
Verantwortliche in Unternehmen, Kanzleien und Organisationen sollten sorgfältig planen und die richtigen Einstellungen und Sicherheitsmaßnahmen treffen, bevor sie neue Programme einführen.
Da die Anforderungen an IT-Sicherheit immer komplexer werden, empfehlen wir Ihnen, sich von Experten beraten zu lassen, um eine sichere und gesetzeskonforme Nutzung von Microsoft Recall und ähnlichen Systemen zu gewährleisten. So sichern Sie nicht nur die Daten Ihrer Kunden, sondern auch die Integrität Ihres Unternehmens.
Gerade auch bei automatisierten Prozessen oder KI-gestützter Verarbeitung gilt es immer wieder neue Beurteilungen durch einen Fachmann umzusetzen.
Für weitere Informationen und individuelle Beratung stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Schützen Sie Ihre Daten, während Sie die Vorteile der digitalen Transformation voll ausschöpfen!
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