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Ab 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen

Viele Unternehmen nutzen sie bereits: die E-Rechnung. Sie stellt einen entscheidenden Schritt in Richtung Effizienz und Nachhaltigkeit dar. Der Gesetzgeber macht den Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 sogar verpflichtend. Das bedeutet, dass die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend ist. Festgelegt wurde dies mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024.

Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „E-Rechnung“ und was bedeutet die Verpflichtung für Unternehmen? In diesem Blogbeitrag klären wir die wichtigsten Fragen und geben Ihnen wertvolle Hinweise zur Umsetzung.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung übermittelt die Rechnungsinformationen elektronisch, dabei wird sie vom Empfänger automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Ziel ist es, eine durchgehend digitale Bearbeitung zu ermöglichen, von der Erstellung bis zur Zahlung.

Wichtig dabei ist zu wissen, dass die E-Rechnung die Inhalte nicht als Bilddatei (z.B. PDF) oder als Papierrechnung darstellt. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird und maschinenlesbar ist.

Dabei bringt sie zahlreiche Vorteile mit sich: Von der Reduzierung des Papierverbrauchs bis hin zu einer schnelleren Verarbeitung und optimierten Abläufen in der Buchhaltung, verkürzte Durchlaufzeiten, pünktliche Zahlungen und flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung.

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Welches Format muss die E-Rechnung haben?

Das Daten-Format muss verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der sogenannten Syntaxen entsprechen. Die Norm, die verwendet wird, ist die CEN-Norm EN 16931. Zurzeit erfüllen zum Beispiel die XRechnung, das hybride ZUGFeRD-Format oder je nach technischen Anforderungen auch die Factur-X diese Norm. Das sollte in jedem Fall mit einem Fachmann geklärt werden.

Alle anderen Rechnungen (auch PDF, JPG usw.), unter die auch die Papierrechnung fällt, gelten ab sofort als „sonstige Rechnungen“. Eine PDF-Rechnung ist ab dem 1. Januar 2025 keine ausreichende E-Rechnung.

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Wer muss die E-Rechnung verpflichtend nutzen?

Die E-Rechnung muss jedes Unternehmen, egal ob Haupt- oder Nebenerwerb, stellen, welches steuerbare Lieferungen und Leistungen an ein anderes Unternehmen (B2B) berechnet. Spätestens 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) die E-Rechnung (B2B) einführen.

Beide Unternehmen, leistendes und Leistungsempfänger, müssen im Inland ansässig sein. Die Umsätze an private Endverbraucher oder auch grenzüberschreitende Umsätze sind davon nicht betroffen.

Ab wann muss die E-Rechnung umgesetzt werden?

Die E-Rechnung muss für steuerbare Umsätze im Inland ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend empfangen und verarbeitet werden können. Eine Zustimmung des Empfängers ist dabei nicht nötig. Für die Verpflichtung E-Rechnungen auszustellen, welche ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 gilt, gibt es Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027.

Zustellung der E-Rechnung

Die E-Rechnung kann auf unterschiedlichen Wegen zugestellt werden. Im optimalen Fall einigen sich Rechnungssteller und – empfänger auf einen Übermittlungsweg. Mögliche Wege sind:

• per E-Mail
• per elektronischer Schnittstelle
• gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
• Downloadmöglichkeit über ein Internetportal
• externe Dienstleister

Bei einem externen Dienstleister muss allerdings sichergestellt werden, dass dieser die aus dem Umsatzsteuergesetz herausgehenden Vorgaben einhält.

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Risiko für Cyberattacken steigt

Ein E-Mail-Postfach ist zwar für den Anfang ausreichend, um die E-Rechnung zu erhalten. Egal wie die Rechnungen verschick, erhalten oder verarbeitet werden: die Cybersicherheit stellt dabei eine wichtige Grundlage dar.

Die steigende Zahl von Angriffen auf deutsche Unternehmen zeigt, wie wichtig die IT-Sicherheit und die Maßnahmen gegen Cyberangriffe sind. Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen steigen unter Umständen die Eintrittstore für Cyberkriminelle.

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Aufbewahrung prüfen

Auch die Aufbewahrung muss den entsprechenden Vorgaben in der IT- und Cybersicherheit angepasst werden. Die Fristen für die Aufbewahrung ändern sich nicht, auch die Grundsätze der zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – kurz GoBD – müssen weiterhin umgesetzt werden.

Daher stellt die E-Rechnung auch eine neue Herausforderung an die IT-Sicherheit und die mit der Verarbeitung zusammenhängenden Prozesse dar. Es ist wichtig, alle Maßnahmen zur Umstellung auf die E-Rechnung ausreichend zu prüfen und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen einzuführen. Darüber hinaus sollten die entsprechenden Tools für Erstellung, Übermittlungen und Verarbeitung der E-Rechnung starke sicherheitsrelevante Grundlagen enthalten.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.