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Digitalisierung in Schulen und IT-Sicherheit sicher gestalten 

Die Digitalisierung hat den Bildungsbereich grundlegend verändert. Digitale Tafeln, Lernplattformen, Cloud-Dienste, Videokonferenzen und Künstliche Intelligenz (KI) werden zunehmend im Unterricht und in der Verwaltung eingesetzt. Dadurch können Lernprozesse flexibler gestaltet, organisatorische Abläufe vereinfacht und neue Formen der Zusammenarbeit ermöglicht werden.

Mit der zunehmenden Nutzung digitaler Technologien steigen jedoch auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit. Schulen und andere Bildungseinrichtungen verarbeiten zahlreiche, auch personenbezogene, Daten. Dazu gehören beispielsweise Kontaktdaten, Leistungsnachweise, Informationen zu Erziehungsberechtigten sowie Gesundheitsdaten oder Angaben zu besonderen Unterstützungsbedarfen. Werden diese Daten nicht ausreichend geschützt, können unbefugte Zugriffe, Datenverluste oder Cyberangriffe erhebliche Folgen haben.

Warum IT-Sicherheit in Schulen besonders wichtig ist

Schulen und Bildungseinrichtungen sind attraktive Ziele für Cyberangriffe. In der Regel werden dort viele sensible Daten verarbeitet. Gleichzeitig besteht die IT-Infrastruktur aus zahlreichen Geräten, Benutzerkonten, Netzwerken und Anwendungen. Der Zugang muss für Lehrkräfte, Lernende, Verwaltungsmitarbeitende und gegebenenfalls Erziehungsberechtigte möglichst einfach funktionieren. Dadurch können jedoch zusätzliche Sicherheitsrisiken entstehen.

Zu den häufigsten Bedrohungen gehören Phishing-Angriffe, Schadsoftware und Ransomware. Auch unsichere Passwörter, veraltete Software oder falsch konfigurierte Cloud-Dienste können dazu führen, dass Unbefugte Zugriff auf Systeme und Daten erhalten. Darüber hinaus können private Geräte, unsichere WLAN-Netzwerke, manipulierte QR-Codes oder verkürzte Internetlinks ein Sicherheitsrisiko darstellen.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weist regelmäßig auf die Bedeutung eines sicheren digitalen Umfelds für Kinder und Jugendliche hin. Neben technischen Schutzmaßnahmen kommt deshalb auch der Sensibilisierung von Lehrkräften, Lernenden und Erziehungsberechtigten eine wichtige Rolle zu.

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Digitalisierung und Datenschutz müssen gemeinsam gedacht werden

Die Digitalisierung sollte nicht unabhängig vom Datenschutz betrachtet werden. Jede neue Software, Plattform oder Anwendung kann Auswirkungen auf die Verarbeitung personenbezogener Daten haben. Vor der Einführung eines digitalen Tools sollte deshalb sorgfältig geprüft werden, welche Informationen verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies geschieht und wer darauf zugreifen kann.

Auch der Speicherort der Daten ist von Bedeutung. Schulen sollten nachvollziehen können, ob Informationen auf eigenen Servern, in einer Cloud oder bei weiteren Dienstleistern gespeichert werden. Ebenso muss geklärt werden, wie lange die Daten aufbewahrt werden und wann eine sichere Löschung erfolgt. Werden personenbezogene Daten an externe Anbieter übermittelt, sind deren Datenschutzstandards und vertraglichen Regelungen sorgfältig zu prüfen.

Die Datenschutz-Grundverordnung bildet die zentrale rechtliche Grundlage für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Ergänzend müssen landesrechtliche Vorgaben sowie schul- und trägerspezifische Regelungen beachtet werden. Insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung, Datensparsamkeit und Transparenz sollten bereits bei der Planung digitaler Prozesse berücksichtigt werden.

Digitale Lernplattformen und Cloud-Dienste sicher einsetzen

Digitale Lernplattformen und Cloud-Lösungen können den Unterricht bereichern und die Kommunikation innerhalb einer Bildungseinrichtung erleichtern. Lernmaterialien lassen sich zentral bereitstellen, Aufgaben digital übermitteln und Informationen ortsunabhängig austauschen.

Gleichzeitig entstehen durch den Einsatz externer Anbieter neue technische Anforderungen. Vor der Nutzung einer Plattform sollte daher geprüft werden, welche Daten durch den Anbieter verarbeitet werden und auf welcher rechtlichen Grundlage dies geschieht.

Auch die Speicherung und Übertragung der Daten muss ausreichend geschützt sein. Sensible Informationen sollten verschlüsselt übertragen und sicher gespeichert werden. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden und ob hierfür besondere Schutzmaßnahmen erforderlich sind.

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Berechtigungskonzept in der IT-Sicherheit

Ein klar geregeltes Berechtigungskonzept trägt ebenfalls wesentlich zur Sicherheit bei. Nicht jede Person benötigt Zugriff auf sämtliche Daten. Durch rollenbasierte Zugriffsrechte kann festgelegt werden, welche Informationen von Lehrkräften, Verwaltungsmitarbeitenden, Lernenden oder externen Dienstleistern eingesehen und bearbeitet werden dürfen. Die Berechtigungen sollten regelmäßig überprüft und nicht mehr benötigte Zugänge unverzüglich deaktiviert werden.

Technische Maßnahmen für mehr IT-Sicherheit

Ein wirksames IT-Sicherheitskonzept besteht aus mehreren aufeinander abgestimmten Maßnahmen. Dazu gehören zunächst regelmäßige Sicherheitsupdates für Betriebssysteme, Anwendungen und Endgeräte. Veraltete Software kann bekannte Sicherheitslücken enthalten und sollte deshalb möglichst zeitnah aktualisiert werden.

Auch sichere Passwörter und eine Mehr-Faktor-Authentifizierung können dazu beitragen, Benutzerkonten besser zu schützen. Administratorrechte sollten nur dort vergeben werden, wo sie tatsächlich erforderlich sind. Auf diese Weise kann das Risiko verringert werden, dass sich Schadsoftware ungehindert in der gesamten IT-Umgebung ausbreitet.

Netzwerke trennen

Eine weitere wichtige Maßnahme ist die Trennung verschiedener Netzwerke. Verwaltungsgeräte, Unterrichtsgeräte und Gastzugänge sollten nach Möglichkeit in getrennten Netzwerkbereichen betrieben werden. Dadurch kann verhindert werden, dass ein Sicherheitsvorfall unmittelbar alle Systeme betrifft.

Regelmäßige Backups sind ebenfalls unverzichtbar. Sie sollten nicht nur erstellt, sondern auch in regelmäßigen Abständen auf ihre Wiederherstellbarkeit geprüft werden. Eine Datensicherung ist nur dann hilfreich, wenn die gespeicherten Informationen im Notfall tatsächlich wiederhergestellt werden können. Ergänzend sollten Firewalls, Virenschutzprogramme und geeignete Überwachungssysteme eingesetzt werden. Die IT-Infrastruktur sollte regelmäßig auf Schwachstellen geprüft werden, damit Sicherheitsprobleme möglichst früh erkannt und behoben werden können.

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IT-Sicherheitskonzept entwickeln

Ein ergänzendes IT-Sicherheitskonzept sollte zunächst eine Bestandsaufnahme der eingesetzten Geräte, Netzwerke und Programme enthalten. Darauf aufbauend können mögliche Risiken bewertet und geeignete Schutzmaßnahmen festgelegt werden. Dabei sollte nicht nur die vorhandene Technik betrachtet werden. Auch organisatorische Abläufe, Zuständigkeiten und das Verhalten der Nutzenden sind für die Sicherheit entscheidend.

Besonders wichtig sind klare Regelungen für den Notfall. Es sollte bereits im Vorfeld festgelegt werden, wie bei einem Cyberangriff, einem Datenverlust oder einem unbefugten Zugriff vorzugehen ist. Dazu gehört auch die Klärung, wer die Schulleitung, den IT-Dienstleister, den Datenschutzbeauftragten oder gegebenenfalls die zuständige Aufsichtsbehörde informiert.

Mitarbeitende für IT-Sicherheit sensibilisieren

Technische Schutzmaßnahmen können ihre Wirkung verlieren, wenn Sicherheitsregeln im Alltag nicht beachtet werden. Deshalb sollte das Kollegium regelmäßig zu Datenschutz und IT-Sicherheit geschult werden. Dabei sollte nicht nur theoretisches Wissen vermittelt werden. Besonders hilfreich sind praxisnahe Beispiele aus dem schulischen Alltag.

Mitarbeitende sollten wissen, wie Phishing-E-Mails erkannt, sichere Passwörter verwendet und verdächtige Anhänge beurteilt werden. Auch der Umgang mit mobilen Geräten, Videokonferenzen, privaten Messengern und Cloud-Diensten sollte thematisiert werden. Darüber hinaus muss allen Beteiligten bekannt sein, wie ein Sicherheitsvorfall zu melden ist.

Künstliche Intelligenz im Bildungsbereich

Künstliche Intelligenz bietet Schulen und Bildungseinrichtungen neue Möglichkeiten. KI-Anwendungen können beispielsweise bei der Unterrichtsvorbereitung, der Erstellung von Lernmaterialien oder der Recherche eingesetzt werden. Gleichzeitig dürfen personenbezogene Daten nicht unkontrolliert in öffentliche oder nicht ausreichend geprüfte KI-Systeme eingegeben werden.

Vor einer Nutzung sollte deshalb festgelegt werden, welche Anwendungen zugelassen sind und welche Daten verarbeitet werden dürfen. Darüber hinaus müssen die Ergebnisse von KI-Anwendungen fachlich überprüft werden. Sie können fehlerhaft, unvollständig oder sachlich nicht korrekt sein. Die Verantwortung für die Verwendung eines Ergebnisses bleibt daher bei der Person, die es einsetzt.

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KI-Leitlinien anwenden

Für den Einsatz von KI empfiehlt sich die Entwicklung interner Leitlinien. Darin können Datenschutz, Transparenz, Urheberrecht, Qualitätskontrolle und der Umgang mit personenbezogenen Daten berücksichtigt werden. Auch die regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden sollte Bestandteil eines solchen Konzepts sein.

Digitalisierung braucht Sicherheit und klare Prozesse

Die Digitalisierung bietet Schulen und Bildungseinrichtungen zahlreiche Chancen. Lernangebote können erweitert, Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet und die Zusammenarbeit zwischen Lehrkräften, Lernenden und Erziehungsberechtigten erleichtert werden.

Damit diese Vorteile dauerhaft genutzt werden können, müssen Datenschutz und IT-Sicherheit von Anfang an berücksichtigt werden.

Werden Risiken frühzeitig analysiert, digitale Anwendungen sorgfältig ausgewählt und bestehende Prozesse regelmäßig überprüft, kann die Digitalisierung in Schulen und Bildungseinrichtungen sicher, nachhaltig und verantwortungsvoll gestaltet werden.

Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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