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Pflicht zur E-Rechnung wird ab 2028 für alle verbindlich

Wir haben schon ausführlich über die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen berichtet (siehe Blog-Tipp) und wie diese schon jetzt in unterschiedlichen Fristen umgesetzt werden muss. Dabei gelten zurzeit unterschiedliche Übergangsregelungen und Pflichten für Unternehmen.

Diese Übergangsregelungen möchten wir in diesem Blog-Artikel aufgreifen und näher beschreiben, damit Unternehmen die Chance nun noch nutzen können diese zu nutzen und vorbereitet sind für die neuen Regelungen.

Blog-Tipp: Die E-Rechnung kommt – was ist verpflichtend?

E-Rechnung in Deutschland: Übergangsregelungen, Pflichten und Chancen für Unternehmen

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung im Rechnungswesen und betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen in Deutschland. Mit dem schrittweisen Inkrafttreten neuer gesetzlicher Vorgaben stehen viele Betriebe vor der Herausforderung, ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturierter Datensatz, der den Austausch und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsinformationen ermöglicht. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien muss eine E-Rechnung bestimmten technischen und inhaltlichen Anforderungen genügen. Ziel ist es, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, Fehlerquellen zu reduzieren und eine medienbruchfreie Bearbeitung zu ermöglichen.

PDF-Rechnungen und auch andere ähnliche Formate sind dabei keine E-Rechnung. Die E-Rechnung muss die entsprechenden Anforderungen erfüllen.

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Übergangsregelungen bis 2028: Was gilt wann?

Übergangsphase 2025–2026:

Im Jahr 2026 dürfen Unternehmen und Selbstständige weiterhin Papierrechnungen sowie sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Für Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, können bis zum 31.12.2026 diese abweichenden Formate genutzt werden. Auch das EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) bleibt bis mindestens Ende 2027 zulässig, wenn beide Parteien dies vereinbaren.

Verschärfung ab 2027:

Ab dem 1.1.2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen ausstellen – vorausgesetzt, der Empfänger stimmt zu. Für größere Unternehmen gilt dann bereits die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format.

E-Rechnung wird Standard ab 2028:

Ab dem 1.1.2028 entfällt die Übergangsregelung vollständig. Dann sind ausschließlich E-Rechnungen im gesetzlich vorgegebenen Format zulässig – unabhängig von der Unternehmensgröße. Die bisherigen Alternativen wie Papierrechnung, PDF-Rechnung oder EDI (sofern nicht konform) sind dann nicht mehr erlaubt.

Lediglich für Kleinunternehmen gibt es Ausnahmen für diese Regel.

Empfangspflicht ab 2025:

Unabhängig von der eigenen Rechnungsstellung sind alle Unternehmen bereits ab dem 1.1.2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Wer ab diesem Zeitpunkt Rechnungen erhält, muss also in der Lage sein, diese digital anzunehmen und in die eigenen Prozesse zu integrieren.

Was ist beim Umstieg auf die E-Rechnung zu beachten?

• Technische Voraussetzungen:
  Unternehmen benötigen geeignete Softwarelösungen, die das vorgeschriebene E-Rechnungsformat unterstützen. Eine Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme ist ratsam, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
• Prozessanpassungen:
  Die Einführung der E-Rechnung erfordert eine Anpassung der internen Arbeitsabläufe. Das betrifft insbesondere die Rechnungsprüfung, Freigabeprozesse und die Archivierung. Eine frühzeitige Schulung der Mitarbeiter ist empfehlenswert, um Fehlerquellen zu vermeiden.
• Rechtliche Anforderungen:
  Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist essenziell. Dazu gehören u. a. die Zustimmung des Empfängers bei abweichenden Formaten während der Übergangsphase sowie die Einhaltung der Archivierungspflichten nach GoBD.
• Datensicherheit und Datenschutz:
  Die Übermittlung und Speicherung von E-Rechnungen muss sicher und DS-GVO-konform erfolgen. Verschlüsselte Übertragungswege und geschützte Archivsysteme sind daher unerlässlich.

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Digitale Potenziale nutzen

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist ein Meilenstein auf dem Weg zum digitalen Unternehmen. Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um ihre Prozesse zukunftssicher aufzustellen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.

Wichtige Eckdaten im Überblick:

• Bis 31.12.2026: Papierrechnung und PDF mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
• Ab 1.1.2027: Nur noch Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR dürfen abweichende Formate nutzen (mit Zustimmung)
• Ab 1.1.2028: Ausschließlich E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format zulässig
• Ab 1.1.2025: Empfangspflicht für E-Rechnungen für alle Unternehmen

Eine frühzeitige Umstellung auf die E-Rechnung und die Integration der E-Akte sichern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern bieten auch zahlreiche Vorteile für die Unternehmensorganisation und Wettbewerbsfähigkeit.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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