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Erste Schritte und sichere Umsetzung

Die E-Rechnung ist in Deutschland vom Zukunftsthema zur konkreten Pflicht geworden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen Geschäftsverkehr grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die eine schrittweise Umstellung ermöglichen.

Unternehmen, Organisationen, Steuerkanzleien und IT-Dienstleister sollten sich deshalb frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzen. Entscheidend ist nicht mehr, ob die E-Rechnung eingeführt wird, sondern wie sich die damit verbundenen Prozesse rechtssicher und effizient gestalten lassen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine digital versendete Rechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Dadurch wird eine automatisierte Verarbeitung der enthaltenen Rechnungsdaten ermöglicht. Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Auch ein Scan oder ein Foto einer Papierrechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Regelungen.

Entscheidend ist nicht allein die Dateiendung. Maßgeblich ist, ob die Rechnung den Anforderungen des § 14 UStG und der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Rechnungsdaten ermöglicht.

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Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die neuen Regelungen beziehen sich grundsätzlich auf steuerbare und steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Ob Waren oder Dienstleistungen abgerechnet werden, ist für die grundsätzliche Einordnung nicht entscheidend. Wichtig sind vielmehr die beteiligten Parteien, der Leistungsort und mögliche gesetzliche Ausnahmen. Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich. Unternehmen müssen daher künftig stärker zwischen Rechnungen an Geschäftskunden, Privatkunden und ausländische Kunden unterscheiden.

Welche Fristen gelten?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für den Empfang einer gesetzeskonformen E-Rechnung grundsätzlich nicht erforderlich.

Für die technische Übermittlung kann ein E-Mail-Postfach ausreichen. Damit ist jedoch nur der Übertragungsweg abgedeckt. Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass die Rechnungsdaten geöffnet, geprüft, verarbeitet und ordnungsgemäß archiviert werden können.

Für Leistungen, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt werden, dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen verwenden. Auch andere elektronische Rechnungen, beispielsweise PDF-Dateien, bleiben unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Für ein nicht strukturiertes elektronisches Format ist in der Regel die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Übergangsregelungen

Im Jahr 2027 gilt eine zusätzliche Übergangsregelung. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Für die Einordnung im Jahr 2027 ist somit der Gesamtumsatz des Jahres 2026 entscheidend. Die Umsatzgrenze bezieht sich nicht auf den Betrag einer einzelnen Rechnung.

Unternehmen mit einem höheren Vorjahresumsatz müssen ab 2027 im relevanten inländischen B2B-Bereich grundsätzlich E-Rechnungen versenden. Bestimmte EDI-Verfahren können unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch bis zum Ende des Jahres 2027 genutzt werden. Nach Ablauf der Übergangsfristen müssen bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen verwendet werden. Die vollständige Verpflichtung gilt damit grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Bei Kleinunternehmern muss zwischen dem Empfang und der Ausstellung von Rechnungen unterschieden werden. Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für ihre eigenen Umsätze ausgenommen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, entfällt dadurch jedoch nicht automatisch.

Auch kleine Betriebe sollten deshalb sicherstellen, dass sie E-Rechnungen per E-Mail oder über einen anderen geeigneten Kanal empfangen können. Außerdem müssen die entsprechenden Dateiformate geöffnet und geprüft sowie die Originaldateien sicher gespeichert werden können. Die relevanten Rechnungsdaten müssen sich zudem an die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei weitergeben lassen. Die Befreiung von der Ausstellungspflicht bedeutet somit nicht, dass Kleinunternehmer die E-Rechnung vollständig außer Acht lassen können.

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Welche Ausnahmen gibt es?

Bestimmte Rechnungen sind von der verpflichtenden Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen. Ob eine Ausnahme im konkreten Fall greift, sollte anhand der jeweiligen umsatzsteuerrechtlichen Regelung geprüft werden. Bei grenzüberschreitenden Geschäften, Sonderfällen und verbundenen Leistungen ist eine individuelle steuerliche Einordnung besonders wichtig.

Warum das strukturierte Original aufbewahrt werden muss

Bei einer E-Rechnung stellen die strukturierten Rechnungsdaten grundsätzlich das maßgebliche Original dar. Ein Ausdruck, ein Screenshot oder eine nachträglich erzeugte PDF-Darstellung ersetzt dieses Original nicht automatisch.

Wird die Datei gelöscht oder durch eine andere Version ersetzt, können wichtige Rechnungsinformationen und die maschinelle Verarbeitbarkeit verloren gehen. Die Aufbewahrung muss deshalb den steuerlichen Anforderungen und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form entsprechen.

Dazu gehören der Schutz vor nachträglichen Veränderungen, die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung, ein geregelter Zugriffsschutz, eine zuverlässige Datensicherung und die Verfügbarkeit während der Aufbewahrungsfrist. Auch die Verfahrensdokumentation sollte angepasst werden. Darin kann festgehalten werden, wie Rechnungen eingehen, geprüft, freigegeben, verarbeitet und archiviert werden.

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Warum ein E-Mail-Postfach allein nicht genügt

Ein zentrales Rechnungspostfach ist ein sinnvoller erster Schritt. Es verhindert, dass Rechnungen ausschließlich in persönlichen Postfächern einzelner Beschäftigter gespeichert werden. Für einen belastbaren Prozess sind jedoch weitere Maßnahmen erforderlich.

Es müssen klare Zugriffs- und Bearbeitungsrechte eingerichtet und Vertretungsregelungen definiert werden. Außerdem sind ein ausreichender Schutz vor Schadsoftware und unberechtigten Zugriffen, eine zuverlässige Datensicherung sowie Maßnahmen gegen den Verlust von Rechnungen erforderlich. Ebenso muss eine Möglichkeit zur Darstellung von E-Rechnungen vorhanden sein. Die Rechnungsinhalte müssen geprüft und anschließend an die Buchhaltung oder die Steuerkanzlei übergeben werden können. Abschließend ist eine nachvollziehbare und gesetzeskonforme Archivierung sicherzustellen.

Für kleinere Unternehmen sollte der Prozess möglichst überschaubar gestaltet werden. Ein separates Rechnungspostfach kann dabei mit einer geeigneten Software zur Prüfung, Weiterleitung und Archivierung verbunden werden.

Typische Fehler bei der Umstellung

In der Praxis wird eine gewöhnliche PDF-Datei häufig fälschlicherweise als E-Rechnung bezeichnet. Ebenso problematisch ist es, wenn Dateiformate zwar empfangen, aber nicht dargestellt oder geprüft werden können. Wird das strukturierte Original nach dem Import gelöscht, kann dies ebenfalls zu Problemen führen.

Weitere Fehler entstehen, wenn nicht geregelt ist, wer eingehende Rechnungen prüft und freigibt, oder wenn Rechnungen in persönlichen E-Mail-Postfächern liegen bleiben. Auch ein Rechnungsprogramm, das kein geeignetes strukturiertes Format erzeugen kann, führt zu Schwierigkeiten.

Wie Unternehmen jetzt vorgehen sollten

Unternehmen sollten zunächst ihre bestehenden Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse analysieren. Dabei ist zu prüfen, über welche Kanäle Rechnungen eingehen, welche Software eingesetzt wird und wie die Übergabe an die Buchhaltung oder Steuerkanzlei erfolgt. Ebenso sollte geklärt werden, ob die vorhandene Rechnungssoftware die Verarbeitung unterstützt.

Darüber hinaus müssen Zuständigkeiten, Freigaben, Berechtigungen, Datensicherung und Archivierung festgelegt werden. Auch die Unterscheidung zwischen B2B-, B2C- und Auslandsgeschäften sollte im Prozess berücksichtigt werden. Eine frühzeitige Abstimmung mit der Steuerkanzlei und dem betreuenden IT-Dienstleister kann dabei helfen, Schnittstellenprobleme zu vermeiden und die Umstellung schrittweise umzusetzen.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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