Lesezeit: 5 Minuten

Sicherheitsrisiko und Kündigungsgrund

Es kommt immer wieder vor, dass geschäftliche E-Mails aus den unterschiedlichsten Gründen an die eigene private E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Sei es, dass man eine interessante E-Mail nach Feierabend noch einmal lesen oder dass man diese zum Beispiel nach Feierabend in Ruhe bearbeiten möchte. Die Gründe können geschäftlich sein, aber auch privat. Erlaubt ist es in vielen Fällen nicht und je nach Inhalt der Mail kann dies sogar zur Kündigung führen.

Vor allem das Risiko für den Schutz von vertraulichen Daten ist bei diesem Vorgehen extrem hoch. Das Thema ist immer noch und immer wieder aktuell. Daher möchten wir Ihnen in diesem Blog-Artikel noch einmal die wichtigsten Sicherheitsrisiken verdeutlichen.

Die Risiken des Versendens geschäftlicher E-Mails an private E-Mail-Accounts

In der heutigen, digitalisierten Welt nutzen viele Mitarbeiter private E-Mail-Accounts für geschäftliche Zwecke, sei es aus Gründen der Einfachheit oder aufgrund eines Fehlens klarer Richtlinien.

Dies kann jedoch erhebliche Risiken für Unternehmen und deren Sicherheit mit sich bringen, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie Steuerkanzleien, die täglich sensible Daten und Informationen handhaben.

Wenn geschäftliche Informationen an private E-Mail-Accounts gesendet werden, verlieren Unternehmen jedoch die Kontrolle über diese Daten. Private E-Mail-Konten sind oft nicht mit den gleichen Sicherheitsstandards ausgestattet wie Unternehmenssysteme. Das bedeutet, dass wichtige Informationen, wie beispielsweise Kundendaten oder vertrauliche Verträge, in falsche Hände geraten können.

Blog-Tipp: Wie man einen Notfallplan für Cybervorfälle erstellt: Schritte zur Entwicklung und Umsetzung eines Notfallplans für IT-Sicherheitsvorfälle

Erhöhtes Risiko von Cyberangriffen

Private E-Mail-Konten sind häufig Ziel von Cyberangriffen, da sie selten mit der gleichen Sicherheitsinfrastruktur ausgestattet sind wie Unternehmenssysteme. Ein angreifender Dritter könnte leicht Zugriff auf diese E-Mails erlangen und somit sensible Informationen stehlen oder missbrauchen. Dies stellt besonders für Steuerberater ein hohes Risiko dar, da diese mit vertraulichen Daten ihrer Mandanten arbeiten.

Verletzung von Compliance-Vorgaben

Viele Unternehmen unterliegen strengen Datenschutz- und Compliance-Vorgaben, darunter etwa die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Das Versenden von geschäftlichen E-Mails an private Accounts kann diese Vorschriften verletzen, da private E-Mails nicht denselben Sicherheitsprotokollen und -richtlinien unterliegen. Dies kann zu rechtlichen Konsequenzen und hohen Bußgeldern führen.

Blog-Tipp: Umgang mit Datenmüll – damit er kein Sicherheitsrisiko für Unternehmen und Steuerkanzleien wird

Fehlende Nachvollziehbarkeit

Neben der Sicherheitsrisiken durch das Versenden von geschäftlichen E-Mails an private E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, ist auch die Nachvollziehbarkeit der Kommunikation ein Problem. Wenn Mitarbeiter geschäftliche E-Mails an ihre privaten Konten senden, wird es schwierig, eine klare Nachvollziehbarkeit dieser Kommunikation zu gewährleisten. Im Fall von Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen, sei es durch Aufsichtsbehörden oder interne Revisionen, könnte dies zu Problemen führen, da wichtige Informationen möglicherweise nicht mehr verfügbar sind.

Ein weiteres Risiko ist die Schwierigkeit, berufliche und private Daten voneinander zu trennen. Dies kann nicht nur zu Verwirrung führen, sondern auch dazu, dass Mitarbeiter unbeabsichtigt sensible Informationen in einem nicht sicheren oder ungeschützten Umfeld teilen.

Blog-Tipp: Die Bedeutung der Planung von IT-Netzwerken für Unternehmen und Steuerkanzleien

Handlungsempfehlungen zur Risikominderung

Um die oben genannten Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen mindestens folgende Maßnahmen ergreifen:

• Klare Richtlinien entwickeln: Erstellen Sie klare Unternehmensrichtlinien, die den Umgang mit E-Mails regeln und das Versenden geschäftlicher Informationen an private Konten untersagen.
• Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Risiken und die Bedeutung einer sicheren Kommunikation. Weiterbildung zu Cyber-Security-Themen kann dabei hilfreich sein.
• Technologische Unterstützung: Implementieren Sie sichere Kommunikationskanäle und -lösungen, wie beispielsweise Unternehmens-Clouds oder sichere Messaging-Dienste, um die Kommunikation zu fördern und gleichzeitig ihre Sicherheit zu gewährleisten.
• Überwachung und Kontrolle: Nutzen Sie Monitoring-Tools, um den Verkehr von Unternehmensinformationen zu überwachen und sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten unerlaubt verschickt werden.

Zahlreiche Risiken – nur wenig Nutzen

Die Nutzung privater E-Mail-Accounts für geschäftliche Zwecke bringt zahlreiche Risiken mit sich, die gerade für kleine und mittlere Unternehmen sowie Steuerkanzleien von großer Bedeutung sind. Der Nutzen dieses Vorgehens ist hingegen in der Regel nicht besonders hoch.

Durch die Implementierung klarer Richtlinien, Schulungen und technologischer Lösungen können Sie die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten signifikant erhöhen und unerwünschte Risiken minimieren. Vertrauen Sie auf unsere Expertise im Bereich IT-Sicherheit und Digitalisierung, um Ihre Kommunikationsprozesse sicher zu gestalten.

Weiterleitung der E-Mails kann zur Kündigung führen

Die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails an die private E-Mail-Adresse kann ein Kündigungsgrund sein. Unterschiedliche Gerichtsurteile haben auch das in der jüngsten Vergangenheit wieder bestätigt. Dabei trifft es Mitarbeiter genauso, wie Geschäftsführer und Leitungen.

Aktuell wurde eine Kündigung eines Vorstandsmitglieds einer Aktiengesellschaft durch das Oberlandesgericht (OLG) München für rechtens erklärt, der E-Mails mit sensiblen Inhalten und Daten an seine private E-Mail-Adresse weitergeleitet hatte.

Die Weiterleitung stellt also nicht nur ein Sicherheitsrisiko dar, sondern auch ein enormes Risiko für den Mitarbeiter. Der Schaden für alle Seiten kann dabei beachtlich sein.

Blog-Tipp: Virenschutz und Firewall: wichtige Bausteine für kleine Unternehmen und Steuerberater

Mitarbeiter mitnehmen

Nehmen Sie die Mitarbeiter bei diesem sensiblen Thema unbedingt mit. Ein gut informierter Mitarbeiter hilft dabei, die Sicherheit von Betriebsgeheimnissen und Datenschutz zu schützen. Die IT-Sicherheit hängt auch vom Anwender ab.

Regelmäßige Schulungen und die Festlegung von Geschäftsvorgaben sind dabei ein wichtiger Ansatzpunkt. Ebenso sollte ein IT-Fachmann als Ansprechpartner bei der Entwicklung unterschiedlicher Maßnahmen hinzugezogen werden.

Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.