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Wenn Geräte ausgetauscht werden, kann dies ein Sicherheitsrisiko darstellen

Unsere Bürowelt und die Arbeitsbereiche werden zunehmend digitaler und das bedeutet auch, dass immer neue Geräte auf den Markt kommen. Nicht zuletzt steigen auch die Ansprüche an die technische Ausstattung immer weiter. Ein Tausch von Altgeräten ist daher in jedem Unternehmen fast regelmäßig notwendig. Auch beim Wechsel von Mitarbeitenden und die unter Umständen anfallende Weitergabe von Geräten stellt eine Herausforderung dar.

Alles in allem sollten Unternehmen und Steuerberater hier ein Konzept haben, wie die Sicherheit der Geräte und der darauf befindlichen Daten sichergestellt werden kann und die IT-Infrastruktur sicher umgesetzt wird. Gerade beim Wechsel, der Rückgabe oder der Entsorgung von Firmengeräten lauern erhebliche Risiken für die IT-Sicherheit und den Datenschutz. Unternehmen jeder Größe und Branche sowie Steuerberatungskanzleien stehen vor der Herausforderung, personenbezogene und geschäftskritische Daten zuverlässig zu schützen und gesetzeskonform zu löschen.

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Warum ist IT-Sicherheit beim Gerätewechsel so wichtig?

Jedes IT-Gerät speichert im Laufe seiner Nutzung sensible Informationen – von Kundendaten über E-Mails und Geschäftsdokumenten bis hin zu Zugangsdaten und Bewegungsprofilen. Werden Geräte ausgetauscht, verkauft oder an Mitarbeitende weitergegeben, besteht die Gefahr, dass diese Daten in falsche Hände geraten. Ein Risiko dabei sind Datenschutzverstöße, welche zu Bußgeldern führen können.

Zentrale Risiken beim Gerätewechsel können sein:

• Unvollständige Datenlöschung: Ein einfaches Zurücksetzen auf Werkseinstellungen reicht oft nicht aus, um alle gespeicherten Daten sicher zu entfernen.
• Übersehene Speicherorte: Neben Festplatten und internen Speichern werden oft auch Cloud-Dienste, SIM- und Speicherkarten oder gekoppelte Geräte vergessen.
• Fehlende Dokumentation: Ohne Nachweis der Datenlöschung drohen im Fall eines Datenschutzvorfalls erhebliche Haftungsrisiken.
• Vernachlässigte Löschfristen: Gesetzliche Vorgaben schreiben vor, wann und wie personenbezogene Daten gelöscht werden müssen – unabhängig davon, ob das Gerät weitergenutzt, eingelagert oder entsorgt wird.

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Best Practices für Unternehmen und Steuerberatungskanzleien

Um IT-Sicherheit und Datenschutz beim Gerätewechsel konsequent zu gewährleisten, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen. Wir haben Ihnen hier einige Beispiele aufgeführt, die in ein solches Konzept eingebaut werden können.

Geräteinventar und Löschkonzept

Erfassen Sie alle im Unternehmen genutzten IT-Geräte – von Laptops über Smartphones bis hin zu Navigationssystemen und Multifunktionsdruckern. Integrieren Sie diese Geräte in Ihr Datenschutzmanagement und definieren Sie klare Prozesse für die Datenlöschung und -vernichtung.

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Sichere Datenlöschung und Dokumentation

Nutzen Sie zertifizierte Löschsoftware, um Daten auf PCs, Notebooks, Tablets und Servern sicher zu entfernen. Ein einfaches Löschen oder Zurücksetzen reicht nicht aus – professionelle Tools überschreiben die Daten mehrfach und machen eine Wiederherstellung unmöglich. Lassen Sie sich die Durchführung der Datenlöschung von Ihrem IT-Dienstleister schriftlich bestätigen.

Speichermedien und Cloud-Dienste nicht vergessen

Denken Sie daran, auch SIM-Karten, externe Speichermedien, USB-Sticks und Cloud-Speicher auf gespeicherte Daten zu überprüfen und diese vollständig zu löschen. Prüfen Sie bei Smartphones und Tablets, ob Messenger-Dienste, E-Mail-Konten oder Apps personenbezogene Daten enthalten.

Navigationsgeräte und Firmenfahrzeuge

Auch Navigationssysteme in Firmenwagen speichern Adressen, Routen und Kontakte. Vor dem Verkauf, der Rückgabe oder Weitergabe von Fahrzeugen sollten diese Daten gelöscht werden. Viele Flottenmanagement-Dienstleister bieten hierfür zertifizierte Lösungen an. Lassen Sie sich die Datenlöschung dokumentieren und entfernen Sie gekoppelte Geräte.

Multifunktionsdrucker und Kopierer

Moderne Drucker und Kopierer verfügen oft über Festplatten, auf denen vertrauliche Dokumente gespeichert werden. Vor dem Gerätewechsel müssen diese Speicher professionell gelöscht oder physisch vernichtet werden. Fragen Sie bei Ihrem Dienstleister nach entsprechenden Services.

Löschfristen und Datenschutzrichtlinien einhalten

Berücksichtigen Sie gesetzliche Löschfristen und integrieren Sie diese in Ihre internen Datenschutzrichtlinien. Auch eingemottete oder selten genutzte Geräte dürfen nicht vergessen werden.

IT-Sicherheit beginnt beim Gerätewechsel

Der Austausch von IT-Geräten ist ein alltäglicher Vorgang in Unternehmen und Kanzleien – birgt jedoch erhebliche Risiken, wenn Datenschutz und IT-Sicherheit nicht konsequent beachtet werden.

Ein durchdachtes Löschkonzept, der Einsatz zertifizierter Tools und die lückenlose Dokumentation der Datenvernichtung sind essenziell, um sensible Informationen zuverlässig zu schützen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.