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Praxisnahe Maßnahmen für mehr IT-Sicherheit in Unternehmen und Steuerberaterkanzleien

Die Digitalisierung und die Flexibilisierung der Arbeitswelt ermöglichen es immer mehr Mitarbeitenden, ihren Arbeitsplatz zu verlassen und von unterwegs – sei es im Homeoffice, in Hotels, in Cafés oder sogar im Zug – zu arbeiten.

Doch sobald Unternehmensdaten den geschützten Rahmen der eigenen Büroräume verlassen, steigt auch das Risiko für Cyberangriffe, Datendiebstahl und unbeabsichtigte Datenverluste erheblich. Der Schutz sensibler Daten und die Einhaltung hoher IT-Sicherheitsstandards müssen deshalb auch außerhalb des Unternehmens oberste Priorität behalten. Wie kann dies in der Praxis gelingen?

Sicheres Arbeiten außerhalb von Büroräumen

Arbeitsplätze werden immer flexibler, remote arbeiten macht den Arbeitsmarkt attraktiver und effektiver. Längst müssen Mitarbeiter nicht mehr in den Büroräumen vor Ort sein und können auch auf Geschäftsreisen oder in anderen Bereichen arbeiten.

Dabei spielen IT-Sicherheit und Datensicherheit eine maßgebliche Rolle, um das Arbeiten außerhalb der Unternehmensräume sicher zu gestalten. Auch bei Geschäftsreisen oder bei Kundenbesuchen gilt es die Sicherheit umzusetzen.

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Die größten Herausforderungen für die IT-Sicherheit unterwegs

1. Unbefugte Einblicke auf Bildschirme

In öffentlichen Verkehrsmitteln, Coworking-Spaces oder Wartebereichen besteht stets die Gefahr, dass Dritte einen Blick auf vertrauliche Informationen bekommen. Schon ein kurzer Seitenblick genügt, um Daten wie interne E-Mails, Kundendaten oder Zugangsdaten preiszugeben.

2. Diebstahl und Verlust von Geräten

Mobile Geräte wie Laptops, Smartphones und Tablets sind unterwegs schnell vergessen oder gestohlen. Auch USB-Sticks und externe Festplatten gehen leicht verloren. Ist der Zugriff auf diese Geräte nicht ausreichend geschützt, können Unbefugte problemlos sensible Daten auslesen.

3. Unsichere Netzwerke und öffentliches WLAN

Wer unterwegs arbeitet, nutzt häufig öffentliches WLAN, etwa in Hotels oder Cafés. Solche Netzwerke sind ein beliebtes Angriffsziel für Hacker, da Daten oft unverschlüsselt übertragen werden und sich Schadsoftware schnell verbreiten kann.

4. Unbedachte Gespräche und Dokumentennutzung

Auch laute Telefonate oder durch andere einsehbare Unterlagen bergen das Risiko, dass vertrauliche Informationen versehentlich mitgehört oder eingesehen werden.

5. Unzureichende Entsorgung vertraulicher Unterlagen

Nicht alle Dokumente werden digital verarbeitet. Ausdrucke oder Notizen, die außerhalb des Büros entstehen, dürfen keinesfalls einfach in öffentlichen Papierkörben entsorgt werden.

Sichtschutz und Gerätesperren konsequent nutzen

Setzen Sie sich bei der Arbeit in öffentlichen Bereichen immer so hin, dass niemand unbemerkt auf Ihren Bildschirm blicken kann. Spezielle Sichtschutzfolien helfen zusätzlich, die Lesbarkeit auf einen engen Blickwinkel zu beschränken.

Sobald Sie Ihren Platz verlassen, sperren Sie alle Bildschirme umgehend – egal ob Laptop oder Smartphone. Nutzen Sie starke Passwörter, PINs oder biometrische Entsperrmethoden, um Geräte vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

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Mobile Geräte und Datenträger nie unbeaufsichtigt lassen

Lassen Sie Ihr Arbeitsgerät nie aus den Augen – auch nicht für einen kurzen Gang zum Kaffeeautomaten. Bei Diebstahl oder Verlust informieren Sie sofort die IT-Abteilung. Moderne Geräte sollten mit einer Fernsperr- oder Ortungsfunktion ausgestattet sein, damit im Notfall aus der Ferne gehandelt werden kann. Daten sollten auf allen Geräten verschlüsselt abgelegt werden, um die Auslesbarkeit durch Unbefugte zu verhindern.

Sichere Nutzung von öffentlichen Netzwerken

Nutzen Sie für das mobile Arbeiten ausschließlich gesicherte WLAN-Netze. In öffentlichen Netzen gehört der Einsatz eines VPN-Clients zum Pflichtprogramm – so wird die Internetverbindung verschlüsselt und der Datenverkehr vor Dritten abgeschirmt.

Sensible Daten sollten zudem nur über verschlüsselte Kanäle übertragen werden. Unternehmen sind gut beraten, ihre mobilen Endgeräte mit Firewalls, regelbasierten Sicherheitsrichtlinien und aktuellen Software-Updates auszustatten.

Vorsicht bei Gesprächen und Unterlagen

Führen Sie sensible Telefonate oder vertrauliche Gespräche nicht in offenen, belebten Umgebungen. Verschieben Sie Verhandlungen und vertrauliche Abstimmungen nach Möglichkeit auf einen privaten, geschützten Rahmen. Achten Sie auch darauf, keine sensiblen Unterlagen offen liegen zu lassen.

Dokumente und Notizen sicher handhaben und entsorgen

Auch ausgedruckte Dokumente oder handschriftliche Notizen dürfen nicht ungeschützt transportiert oder entsorgt werden. Transportieren Sie Unterlagen in abschließbaren Mappen und bringen Sie sie nach Möglichkeit ins Büro zurück. Nutzen Sie für die Entsorgung spezielle Sicherheitsbehälter oder Schredder, die den datenschutzgerechten Umgang sicherstellen.

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Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden

Ein umfassendes Sicherheitsbewusstsein entsteht nur durch gezielte Sensibilisierung und regelmäßige Schulungen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Risiken und geltenden Verhaltensregeln im Umgang mit Daten außerhalb des Büros informiert sind. Feste Vereinbarungen, praktische Leitfäden und verbindliche Maßnahmen helfen, den sicheren Umgang im Alltag zu verankern.

IT-Sicherheit ist ortsunabhängig Pflicht

Die Verantwortung für Unternehmensdaten endet nicht an der Bürotür. Ganz im Gegenteil: mobiles und flexibles Arbeiten erfordert ein besonders hohes Maß an Aufmerksamkeit und Disziplin.

Technische Hilfsmittel, klare Prozesse und regelmäßige Sicherheitsschulungen sind das Fundament, um unterwegs genauso sicher wie im Büro zu arbeiten. So profitieren Unternehmen von den Vorteilen der digitalen Arbeitswelt – bei maximalem Schutz für ihre sensiblen Daten.

Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.