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IT-Infrastruktur sicheren

Löschfristen werden häufig vor allem mit Datenschutz und rechtlichen Vorgaben in Verbindung gebracht. Insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden, als es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. In der Praxis erfüllen Löschfristen jedoch eine weitere wichtige Funktion: Sie tragen unmittelbar zur IT-Sicherheit eines Unternehmens bei.

Das grundlegende Prinzip ist einfach: Daten, die nicht mehr existieren, können nicht gestohlen, verschlüsselt oder missbraucht werden. Je weniger nicht mehr benötigte Informationen gespeichert werden, desto kleiner ist die Angriffsfläche eines Unternehmens. Cyberkriminellen stehen bei einem erfolgreichen Angriff dann weniger sensible Daten zur Verfügung.

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Datenbestände und IT-Sicherheit

Für Unternehmen und Steuerberater ist das besonders relevant. In vielen Systemen werden umfangreiche Datenbestände gespeichert, darunter Kunden- und Mitarbeiterdaten, Steuerunterlagen, Finanzinformationen, E-Mails, Dokumente und Protokolldaten. Häufig bleiben diese Informationen auch dann noch vorhanden, wenn der ursprüngliche Verarbeitungszweck längst entfallen ist. Alte Daten werden in Archiven, Anwendungen oder Sicherungskopien aufbewahrt und geraten dadurch leicht aus dem Blick.

Werden solche Daten nicht regelmäßig geprüft und fristgerecht gelöscht, müssen sie weiterhin geschützt und überwacht werden. Gleichzeitig können sie bei einem Sicherheitsvorfall gestohlen oder verschlüsselt werden. Strikte Löschfristen begrenzen deshalb die möglichen Folgen eines Datendiebstahls. Das Risiko, dass längst vergessene Kundendaten oder alte Geschäftsunterlagen abfließen, wird deutlich reduziert.

Entlastung der IT-Sicherheit durch weniger Datenmenge

Auch die Arbeit von IT-Sicherheitsteams wird durch eine konsequente Datenlöschung erleichtert. Bei der Analyse von Protokollen und der Suche nach verdächtigen Aktivitäten müssen relevante Informationen von veralteten oder nicht mehr benötigten Daten unterschieden werden. In schlanken und gut strukturierten Systemen können Anomalien schneller erkannt und Sicherheitsvorfälle gezielter untersucht werden.

Ein weiterer Aspekt betrifft Benutzerkonten und Zugriffsrechte. In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass ehemalige Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner weiterhin Zugriff auf alte Systeme oder Datenbestände haben. Werden nicht mehr benötigte Konten, Berechtigungen und zugehörige Daten fristgerecht entfernt, können solche blinden Flecken in der Rechteverwaltung vermieden werden. Löschfristen leisten damit auch einen Beitrag zur Kontrolle von Zugriffsrechten.

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Löschprozesse sorgfältig planen

Allerdings müssen Löschprozesse sorgfältig geplant werden. Werden Sicherheits-Logs zu früh gelöscht, kann die nachträgliche Untersuchung eines Cyberangriffs erheblich erschwert werden. Gerade fortgeschrittene Angreifer können über längere Zeit unbemerkt in einem System aktiv bleiben. Ohne ausreichende Protokolldaten lässt sich dann möglicherweise nicht mehr nachvollziehen, wann der Angriff begonnen hat, welche Systeme betroffen waren und welche Daten abgerufen wurden.

Deshalb darf nicht für alle Daten dieselbe Löschfrist gelten. Personenbezogene Daten, technische Protokolle, Geschäftsunterlagen und Sicherungskopien müssen jeweils unterschiedlich bewertet werden. Es sollte eindeutig festgelegt werden, zu welchem Zweck Daten gespeichert werden, wie lange sie benötigt werden und wann sie gelöscht oder anonymisiert werden müssen. Dabei sind sowohl gesetzliche Aufbewahrungspflichten als auch die Anforderungen der IT-Sicherheit zu berücksichtigen.

Löschen von Anwendungen

Eine besondere Herausforderung besteht darin, dass das Löschen in einer Anwendung nicht automatisch bedeutet, dass die Daten vollständig entfernt wurden. Das Verschieben in den Papierkorb oder das Löschen eines Datenbankeintrags kann dazu führen, dass Kopien oder Fragmente weiterhin auf Speichermedien, in temporären Dateien, Protokollen oder Zwischenspeichern vorhanden sind. Je nach Speichermedium und Schutzbedarf müssen deshalb geeignete sichere Löschverfahren eingesetzt werden. In bestimmten Fällen kann beispielsweise ein kontrolliertes Überschreiben erforderlich sein. Bei verschlüsselten Daten kann auch die sichere Vernichtung der zugehörigen Schlüssel eine Rolle spielen.

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Backups und Löschfristen

Besonders komplex ist die Umsetzung bei Backups. Daten, die aus einem aktiven System gelöscht wurden, können in Sicherungskopien weiterhin enthalten sein. Werden diese Backups nicht berücksichtigt, ist die Löschung möglicherweise nicht vollständig. Unternehmen müssen daher prüfen, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden, ob einzelne Daten aus Backups entfernt werden können und wie mit unveränderbaren Sicherungen umzugehen ist.

Das zeigt, warum Löschfristen nicht nur in Datenschutzrichtlinien festgehalten werden dürfen. Sie müssen in der IT-Struktur verankert sein. Dafür sind technische Prozesse erforderlich, die Datenbestände, Anwendungen, Archive, Schnittstellen und Backups berücksichtigen. Wo es möglich ist, sollten Löschvorgänge automatisiert werden. Dadurch wird vermieden, dass Fristen übersehen oder manuell falsch umgesetzt werden.

Protokollierung und regelmäßige Kontrollen

Ebenso wichtig sind eine nachvollziehbare Protokollierung und regelmäßige Kontrollen. Es sollte überprüft werden, ob Daten tatsächlich gelöscht wurden, ob sie aus Sicherungskopien wiederhergestellt werden können und ob alle relevanten Systeme in den Prozess einbezogen sind. Ein Löschkonzept muss daher regelmäßig getestet und an veränderte technische oder rechtliche Rahmenbedingungen angepasst werden.

Löschfristen und IT-Sicherheit stehen somit nicht im Widerspruch. Entscheidend ist eine ausgewogene Planung. Daten sollten nicht länger gespeichert werden, als sie benötigt werden. Gleichzeitig müssen sicherheitsrelevante Protokolle so lange erhalten bleiben, wie sie für die Erkennung und Aufklärung von Angriffen erforderlich sind.

Löschkonzepte als Bestandteil der IT-Sicherheit

Für Unternehmen und Steuerberater ist ein durchdachtes Löschkonzept deshalb ein wichtiger Bestandteil der Informationssicherheit. Es reduziert die Menge schützenswerter Daten, verringert die Angriffsfläche und kann die Folgen eines Sicherheitsvorfalls begrenzen. Voraussetzung ist, dass die definierten Fristen nicht nur dokumentiert, sondern technisch umgesetzt, regelmäßig kontrolliert und in der gesamten IT-Struktur berücksichtigt werden.

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Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

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