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Mit Datev Unternehmen online (abgekürzt DUO) können Sie Belege einscannen, digitalisieren und Steuerberatern zur Verfügung stellen. Diese wiederum können auf Bankdaten zugreifen und diese verarbeiten. Mithilfe von DUO lassen sich Belege direkt an Steuerberater senden. Dies erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und Mandanten.

Digitale Buchhaltung ist einfacher geworden

Die Digitalisierung von Prozessen spart Ressourcen, darunter Papier und Zeit. Daher ist dieser Prozess auch für die Kommunikation zwischen Steuerberater und Mandant sinnvoll. Digitale Buchhaltung bedeutet den Wechsel von Papier zu Digital. Das Aktenchaos wird in eine digital organisierte Ablage überführt. Der Datenaustausch zwischen Mandanten und einem Steuerberater erfolgt dadruch elektronisch. Dadurch werden unter anderem Druck- und Papierkosten eingespart.

Gleichzeitig benötigt der Mandant weniger Zeit, um Belege an einen Steuerberater zu senden oder Kontobewegungen zu prüfen. Der Dokumentenfluss wird vereinfacht und beschleunigt. Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung nützt also beiden Seiten und insbesondere der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Damit der Übergang zur digitalen Buchhaltung nicht zum Hindernis wird, sondern eine Chance für alle Beteiligten darstellt, bedarf es einer geeigneten Austauschplattform und einer Vorbereitung der Umstellung. Eine gute Lösung dafür ist DATEV Unternehmen online.

Nutzen und Vorteile für Steuerberater und Mandanten

Bei der Nutzung von Datev Unternehmen online ergeben sich für den Steuerberater erhebliche Vorteile: Erstens kommen Belege schneller an, als wenn sie unregelmäßig zugestellt würden. Zudem lassen sich Dokumente in digitalisierter Form einfacher durchsuchen und bearbeiten. Aufbauend auf den Möglichkeiten des Unternehmens können Dokumente auf die gleiche Weise digitalisiert und in den passenden Ordnern abgelegt werden. Datev bietet Unternehmen die Flexibilität, Online-Ordner oder Kostenstellen zu steuern, in denen Steuerberatermandanten Dokumente korrekt erfassen können.

Datev Unternehmen Online ist eine Cloud-Anwendung. Lokale Installationen sind nicht erforderlich.

Steuerberater können direkt auf Bank- und Steuerdaten des Mandanten zugreifen. Durch die Kontenanbindung mit EBICS (Internet Electronic Banking Communication Standard), RZ-Bankinfo oder HBCI können Kontostände ohne TAN-Abfrage unmittelbar aus dem Online-Banking-Modul von Datev online abfragen. Das umständliche und zeitverzögerte Versenden von Kontoauszügen per Brief entfällt, die notwendigen Bankaufträge sind bei den Datev-Gesellschaften automatisch online verfügbar und können mit Belegen verknüpft werden.

Belege einscannen und Online-Banking sind Bestandteil von DATEV Unternehmen online

Der Auftraggeber stellt keine Originalbelege aus, sondern übergibt diese Belege in digitaler Form online ins DATEV-Rechenzentrum. Hier können Sie digitalisierte Belege in einer frei definierbaren Struktur ablegen, indizieren und über die Suchfunktion gezielt suchen (z. B. Suche nach Betrag, Datum, Belegnummer). Außerdem können Belege aufbewahrt und Zahlungen vorbereitet werden.

Von Belege Online können Sie zu Online Banking wechseln und in Belege Online vorbereitete Zahlungen an Ihre Bank überweisen. Die vorerfassten Belege werden dem Steuerberater zur Verfügung gestellt und können in die DATEV-Buchhaltungsprogramme (Kanzlei-Rechnungswesen usw.) eingestellt werden.

Die Buchung und der digitale Beleg werden automatisch verknüpft und der digitale Beleg kann später angezeigt werden. Buchungsinformationen aus dem jeweiligen DATEV-Buchhaltungsprogramm können nach Erhalt online zurückgeschrieben werden. Beim Anzeigen eines digitalen Kassenbons muss eine Online-Verbindung zu Belege online bestehen.

Übermittlung von Belegen und Daten in digitaler Form an die Geschäftsstelle

Eine der Voraussetzungen für die digitale Buchhaltung ist die Verfügbarkeit von Belegen in elektronischer Form. Erst dann ist ein elektronisches Dokumentenmanagement möglich. Daher werden alle Belege für die Finanzbuchhaltung gescannt oder fotografiert und vom Unternehmen über die DATEV-Cloud in das DATEV-Rechenzentrum hochgeladen. Der wichtigste Inhalt einer Quittung wird teilweise automatisch durch die Quittungserkennung erkannt. Sie stehen dann dem Steuerberater in digitaler Form zur Verfügung.

 Für das Unternehmen sind die Anwendungen Online-Belege und Online-Banking besonders wichtig, da sie einen Teil des Unternehmens online darstellen. Das Unternehmen kann nicht nur Belege und Dokumente online hochladen, sondern auch Bankdaten hinterlegen und verknüpfen. Die jeweiligen Startseiten der Teilapplikationen Online-Belege und Online-Banking bieten einen Überblick über alle Rechnungen und Belege sowie hinterlegte Bankkonten.

Für die Buchhaltung und Jahresabschlüsse benötigen Sie Belege und Daten Ihrer Mandanten. Dies können Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Abrechnungs- und Kassendaten oder Zahlungsdaten von Banken oder Zahlungsdienstleistern wie PayPal sein. Erfahren Sie von uns, wie bequem es ist, Daten und Dokumente Ihrer Mandanten digitalisiert online zu erhalten.

Einstieg in die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten

Arbeiten Sie digital mit Ihren Finanzbuchhaltungsmandanten über DATEV Unternehmen online. Der Schlüssel dazu ist der Austausch digitaler Dokumente. Mandanten können Belege einscannen und an das DATEV-Rechenzentrum übermitteln. Dort stehen digitalisierte Belege und Dokumente zentral zur Verfügung und können direkt an die Buchhaltung übermittelt werden.

Mit DATEV SmartTransfer müssen sich Versender und Empfänger von Rechnungen, Gutschriften oder Bestellungen nicht mehr auf ein gemeinsames Datenformat für den digitalen Informationsfluss einigen. Der Empfänger erhält die Daten automatisch in dem Format, in dem er sie benötigt. Daten können an nachgelagerte ERP-Systeme, Warenwirtschaftssysteme und Fakturierungsprogramme übergeben und dort verarbeitet werden – ohne Eingriff in die eingesetzten Systeme oder Ihre IT-Infrastruktur.

Digitale Datenflüsse sind der Ausgangspunkt für die Workflow-Automatisierung. Statt aufwendiger manueller Dateneingabe übertragen Sie die Daten automatisiert an die Kanzlei und verarbeiten diese mit einem hohen Automatisierungsgrad direkt in der Buchhaltung. Die Effizienzsteigerung ist offensichtlich. Der Bankdatenservice bringt je nach Volumen eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent, die Bezahldatendienste für Amazon und PayPal sogar bis zu 90 Prozent. Für Online Händler gibt es zudem weitere Lösungen die vor dem Datenimport die Daten aufbereiten sodass Abstimmungsarbeiten möglich sind.

Entdecken Sie DATEV für die Buchhaltung

SmartTransfer schafft digitale Möglichkeiten: beim Versand von Geschäftsdokumenten, zur Verbesserung des Posteingangs und -ausgangs bei einem Mandantenunternehmen oder wenn Mandanten X-Rechnungen an Bundesbehörden senden müssen. Ein weiteres Plus: Die Daten können an die Buchhaltung im Büro übermittelt werden.

DATEV SmartTransfer ist eine kollaborative Online-Plattform für Unternehmen und ihre Geschäftspartner zum Austausch von Daten und Dokumenten. Verschiedene Formate wie PDF, TIFF oder die klassische Papierform werden mit Datenaustauschstandards wie XML, CSV, IDoc, XRechnung, EDIFACT und ZUGFeRD kombiniert. Gleichzeitig erhält Ihr Kunde alle eingehenden Dokumente genau in dem Format, in dem er an nachgelagerte Systeme übergeben werden möchte bzw. muss.

DATEV SmartTransfer dient als zentrales Postfach für alle ein- und ausgehenden Geschäftsdokumente. Ihr Kunde kann eingehende Dokumente direkt auf der Online-Plattform prüfen und freigeben. Das Belegbild und die Belegdaten der Ausgangs- und Eingangsbelege können bequem online inklusive des Journals an DATEV übermittelt werden und stehen Ihnen dort sofort in der Buchhaltung zur Verfügung.

Die digitale Buchhaltung schafft mehr Möglichkeiten

Ihre Belege werden gescannt und somit digitalisiert, revisionssicher gespeichert und registriert. Die Pendelakte gehört der Vergangenheit an, die Originaldokumente verbleiben beim Mandanten oder in Ihrem Unternehmen. Sie stellen ihrem Büroteam digitale Dokumente online oder über eine App zur Verfügung. Im Büro werden Ihre Daten online abgerufen und Ihre Konten nach Ihren Wünschen aktualisiert – jeden Tag, einmal pro Woche oder einmal im Monat.

Steuerberater haben bei der Einrichtung von Datev-Unternehmen online und anderen Datev-Produkten zwei Möglichkeiten:

• IT-Fachkräfte, die mit Datev-Produkten vertraut sind und Lösungen im Büro oder vor Ort in Zusammenarbeit mit Datev installieren.

• Die Kanzlei arbeitet mit einem auf Datev-Produkte spezialisierten Systemhaus zusammen, das sich um die Kanzleinrichtung und individuelle Mandantenintegration kümmert.

Einstiegspunkt ist die Datev-Website für Steuerberater. Wenn Sie Unterstützung für bestimmte Funktionen in Datev-Lösungen benötigen, erklären wir Ihnen die bestimmten Funktionenweisen bei der Verwendung von Datev-Produkten.

Was gibt es zu beachten?

Da es sich bei Datev Unternehmen online um eine Cloud-basierte Anwendung handelt, ist die Leistungsfähigkeit der Lösung auch von der Internetverbindung abhängig. Denken Sie daran, dass Mandanten Daten in Form von Dokumenten in die Cloud hochladen. Die Dokumente sind klein, aber wenn viele Dokumente gleichzeitig digitalisiert werden, kann es passieren, dass die langsameren DSL-Leitungen erschöpft sind. Parallel zum Kauf von Datev Unternehmen online ist es also sinnvoll, sich die Internetleitung anzusehen.

Wo Sie Unterstützung erhalten

Wir bieten Ihnen Unterstützung als Steuerberater und begleiten Sie auf dem Weg in die Digitalisierung. Von der Einrichtung bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter stehen wir Ihnen zur Seite. Durch ausgewählte Partner optimieren wir analoge Prozesse sodass bei Ihren Mandanten eine schnelle Umstellung auf den digitalen Belegaustausch durchgeführt werden kann. Bei Ihren Mandanten richten wir auf Wunsch auch passende Scanner ein mit denen analoge Belege direkt digitalisiert werden können. Sprechen Sie uns an, oder bestellen Sie direkt hier Unternehmen Online für Ihre Mandanten

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