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Warum IT-Sicherheit für Unternehmen und Steuerberater unverzichtbar ist

Die Digitalisierung bietet Unternehmen, Steuerkanzleien und Organisationen zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, Informationen schneller auszutauschen und Kunden professionell zu betreuen.

Gleichzeitig entstehen durch digitale Prozesse neue Risiken. Daten werden in Netzwerken verarbeitet, Systeme sind miteinander verbunden und viele Arbeitsvorgänge hängen von einer funktionierenden IT-Infrastruktur ab. Ein Ausfall, ein unbefugter Zugriff oder der Verlust wichtiger Informationen kann deshalb erhebliche finanzielle und organisatorische Folgen haben.

Wir möchten in diesem Blogartikel einmal genauer darauf eingehen, welche Schritte man zur Digitalisierung und der Umsetzung der IT-Sicherheit durchgehen sollte.

IT-Sicherheit wichtig für sensible Daten

Besonders sensibel ist die Situation für Steuerberater. In Kanzleien werden vertrauliche Finanzdaten, persönliche Informationen, Lohnunterlagen und geschäftliche Dokumente verarbeitet. Auch für Unternehmen und Organisationen ist der verantwortungsvolle Umgang mit Informationen ein wesentlicher Bestandteil der eigenen Professionalität.

IT-Sicherheit sollte daher nicht als rein technische Aufgabe verstanden werden. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenssicherheit, der Geschäftsprozesse und der Vertrauensbeziehung zu Kunden, Mandanten, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.

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Veränderung der Bedrohungslage in der IT-Sicherheit

Die Bedrohungslage hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Schadsoftware, Phishing, Erpressungstrojaner und gezielte Angriffe können grundsätzlich jede Organisation treffen – unabhängig von ihrer Größe.

Häufig wird davon ausgegangen, dass kleinere Unternehmen oder Kanzleien für Angreifende uninteressant seien. Tatsächlich werden gerade dort bestehende Sicherheitslücken ausgenutzt, wenn Schutzmaßnahmen fehlen oder nicht regelmäßig überprüft werden. Ein einziger unachtsam geöffneter Anhang, ein gestohlenes Passwort oder ein nicht aktualisiertes System kann ausreichen, um den Zugriff auf Daten und Anwendungen zu gefährden.

Übersicht über die IT-Landschaft schaffen

Zu einer sicheren Digitalisierung gehört deshalb zunächst ein realistischer Überblick über die vorhandene IT-Landschaft. Es sollte dokumentiert werden, welche Geräte, Programme, Cloud-Dienste und Netzwerke eingesetzt werden und wo geschäftskritische Daten gespeichert sind.

Ebenso wichtig ist die Frage, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Werden Berechtigungen regelmäßig geprüft und auf das notwendige Maß beschränkt, kann das Risiko eines Missbrauchs deutlich reduziert werden. Ehemalige Benutzerkonten sollten zeitnah deaktiviert und Zugriffsrechte bei einem Wechsel der Aufgaben angepasst werden.

Blog-Tipp: Phishing-Angriffe Teil 2: Welche Maßnahmen schützen vor Phishing?

Gesicherte Zugänge für die IT-Sicherheit

Ein weiterer grundlegender Schritt besteht in der Absicherung der Zugänge. Für alle wichtigen Systeme sollten starke, individuelle Passwörter verwendet werden. Wo immer möglich, sollte zusätzlich eine Mehrfaktor-Authentifizierung eingerichtet werden. Dabei wird neben dem Passwort ein weiterer Sicherheitsnachweis verlangt, beispielsweise über eine Authentifizierungs-App. Selbst wenn ein Passwort in falsche Hände gerät, kann dadurch ein unbefugter Zugriff erschwert oder verhindert werden.

Regelmäßige Updates für die IT-Sicherheit im Unternehmen

Auch regelmäßige Updates gehören zu den wichtigsten Maßnahmen der IT-Sicherheit. Betriebssysteme, Anwendungen, Firewalls und andere Komponenten sollten zeitnah aktualisiert werden, da mit Sicherheitsupdates bekannte Schwachstellen geschlossen werden.

Werden Systeme über längere Zeit nicht gepflegt, können Angreifende bekannte Sicherheitslücken gezielt ausnutzen. Die Aktualisierung sollte möglichst strukturiert erfolgen und nicht allein davon abhängen, dass einzelne Mitarbeitende gelegentlich daran denken.

Die Datensicherung als Baustein für sichere Digitalisierung

Von besonderer Bedeutung ist außerdem eine verlässliche Datensicherung. Sicherungskopien sollten regelmäßig erstellt, auf ihre Wiederherstellbarkeit geprüft und getrennt von den produktiv genutzten Systemen aufbewahrt werden.

Eine Datensicherung, die im Ernstfall nicht gelesen oder wiederhergestellt werden kann, bietet keinen ausreichenden Schutz. Empfehlenswert ist es, vorab festzulegen, welche Daten und Systeme zuerst wieder benötigt werden und wie der Betrieb bei einem Ausfall aufrechterhalten werden kann. Ein Notfallplan schafft Klarheit und reduziert die Zeit, in der Arbeitsabläufe unterbrochen sind.

Nicht nur Technik für die IT-Sicherheit

Technische Maßnahmen allein reichen jedoch nicht aus. Ein großer Teil der Sicherheitsvorfälle entsteht durch menschliche Fehler oder durch gezielte Täuschung. Mitarbeitende sollten deshalb regelmäßig dafür sensibilisiert werden, wie verdächtige E-Mails, gefälschte Login-Seiten oder ungewöhnliche Zahlungsaufforderungen erkannt werden können.

Ebenso sollte bekannt sein, an wen ein Vorfall gemeldet werden muss. Eine offene Sicherheitskultur ist dabei entscheidend: Verdächtige Nachrichten sollten gemeldet werden können, ohne dass vorschnell Schuldzuweisungen erfolgen. So kann schneller reagiert und ein größerer Schaden verhindert werden.

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Eindeutige Zuständigkeiten festlegen

Für Unternehmen und Steuerkanzleien ist es zudem sinnvoll, Zuständigkeiten eindeutig festzulegen. Es sollte bekannt sein, wer für die IT-Sicherheit verantwortlich ist, welche Dienstleister eingebunden sind und welche Schritte im Fall eines Sicherheitsvorfalls eingeleitet werden. Dazu gehören auch Regelungen für den Umgang mit mobilen Geräten, Fernzugriffen, privaten Endgeräten und Cloud-Anwendungen. Werden diese Themen nicht klar geregelt, entstehen schnell Sicherheitslücken, die im Arbeitsalltag unbemerkt bleiben können.

Ein regelmäßiger Sicherheitscheck schafft die notwendige Grundlage für weitere Verbesserungen. Dabei können technische Systeme, organisatorische Abläufe und das Verhalten im Arbeitsalltag gemeinsam betrachtet werden.

Regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen zur IT-Sicherheit

IT-Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Neue Software, veränderte Arbeitsmodelle, zusätzliche Cloud-Dienste und aktuelle Bedrohungen können die Risikosituation jederzeit verändern. Sicherheitsmaßnahmen sollten deshalb regelmäßig überprüft und an die Entwicklung der Organisation angepasst werden. Werden technische Lösungen mit klaren Prozessen und gut informierten Mitarbeitenden verbunden, entsteht ein ganzheitlicher Schutz, der den digitalen Arbeitsalltag nachhaltig unterstützt.

Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.

Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.