Inhalt
Datenmüll erkennen und richtig beseitigen
Datenmüll spielt in nahezu allen Unternehmen und Kanzleien eine Rolle, wenn es um die IT-Sicherheit geht. Dabei ist der Datenmüll gerade darum gefährlich, weil er oft unbemerkt und/oder vergessen in der IT-Struktur verschwindet.
Grund genug, dass wir uns in diesem Blog mit dem Thema Datenmüll auseinandersetzen. In der heutigen digitalen Welt ist der richtige Umgang mit Daten von zentraler Bedeutung für die Sicherheit und Effizienz von Unternehmen und Steuerkanzleien.
Während viele die Notwendigkeit der digitalen Transformation erkennen, wird der Aspekt der Datenaufbewahrung oft vernachlässigt. Insbesondere unzureichend gelöschte oder nicht mehr benötigte Daten – umgangssprachlich auch als „Datenmüll“ bezeichnet – können erhebliche Sicherheitsrisiken darstellen.
Was ist Datenmüll?
Datenmüll umfasst sämtliche Daten, die nicht mehr aktuell, relevant oder notwendig sind. Dazu gehören veraltete Dokumente, doppelte Dateien oder persönliche Informationen von ehemaligen Mitarbeitern. Auch Daten, die nur schwer zu identifizieren sind oder durch komplexe Ablagestrukturen verborgen bleiben, zählen dazu. Diese Informationen können in Form von E-Mails, Dateien auf Servern oder in der Cloud gespeichert sein.
Blog-Tipp: Bundesamt für Verfassungsschutz stellt Bitkom-Studie vor
Sicherheitsrisiken durch unzureichendes Löschen
Unzureichend gelöschte Daten können ein willkommenes Ziel für Cyberkriminelle sein. Wenn sensible Informationen wie Finanzdaten oder Kundendaten in älteren, nicht mehr genutzten Dateien gespeichert sind, können sie bei einem Sicherheitsvorfall leicht kompromittiert werden.
Der Verlust oder Missbrauch personenbezogener Daten kann nicht nur rechtliche Konsequenzen haben, sondern auch das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner gefährden. Für Steuerberater ist der Schutz sensibler Daten besonders wichtig, da sie in ihrem Beruf mit hochsensiblen Informationen umgehen. Ein Vorfall könnte die gesamte Reputation Ihrer Kanzlei gefährden.
Viele Branchen unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen (z.B. DS-GVO). Unzureichendes Löschen von Daten kann dazu führen, dass Unternehmen gegen diese Vorschriften verstoßen, was wiederum erhebliche Bußgelder und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Blog-Tipp: Cyberversicherungen: Was müssen kleine Unternehmen und Steuerkanzleien nachweisen?
Strategien zum Umgang mit Datenmüll
Um die genannten Risiken zu minimieren, ist es entscheidend, eine effektive Datenmanagement-Strategie zu implementieren:
- Regelmäßige Datensichtungen: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Datenspeicher durch, um unnötige Daten zu identifizieren und zu entfernen. Dies sollte Teil der IT-Sicherheitsstrategie jedes Unternehmens sein.
- Einsatz spezieller Software: Nutzen Sie Tools, die sich auf die sichere Löschung von Daten spezialisiert haben. Diese Software sorgt dafür, dass Daten nicht nur gelöscht, sondern auch vollständig von der Festplatte entfernt werden.
- Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihr Team für die Gefahren von Datenmüll. Regelmäßige Schulungen zu Datenmanagement und Sicherheit können dabei helfen, ein Bewusstsein für die Relevanz der Datenlöschung zu schaffen.
- Dokumentation und Protokollierung: Halten Sie den Prozess des Datenlöschens schriftlich fest. Eine transparente Dokumentation hilft dabei, Compliance-Vorgaben zu erfüllen und das Vertrauen Ihrer Kunden zu stärken.
Datenmüll vermeiden
In der heutigen digitalen Ära entsteht täglich eine enorme Menge an Daten, und mit ihr auch der sogenannte Datenmüll. Obwohl dieser in digitaler Form kein Papier oder andere physische Ressourcen verbraucht, hat er dennoch erhebliche Auswirkungen auf den CO₂-Verbrauch eines Unternehmens. Daher ist es entscheidend, dass Unternehmen und Organisationen sich proaktiv mit dem Thema Datenmüll auseinandersetzen.
Datenmüll, IT-Sicherheit und Datenschutz: Eine untrennbare Verbindung
Bei der Betrachtung von Datenmüll spielen die IT-Sicherheit und der Datenschutz eine zentrale Rolle. Während die Reduzierung von Datenmüll einen positiven ökologischen und ökonomischen Effekt hat, sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Es ist unerlässlich, regelmäßig digitale Aufräumaktionen durchzuführen, um sowohl den Datenschutz als auch ökologische Nachhaltigkeit zu gewährleisten.
Blog-Tipp: Der Mensch als Sicherheitsrisiko in der IT-Sicherheit
Bewusstsein für Datenmüll entwickeln
Ein gezielter „Digital Clean Up“ bietet eine wertvolle Gelegenheit, das Bewusstsein für den eigenen digitalen Fußabdruck zu schärfen und die Datennutzung im Unternehmen zu optimieren. Ziel ist es, den digitalen Datenmüll, der sich in IT-Systemen manifestiert, systematisch zu reduzieren. Dabei sollte ein bewusster Umgang mit Datenmüll im Vordergrund stehen:
– Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails
– Entfernen veralteter Dokumente
– Deinstallation ungenutzter Apps
Regelmäßige Aufräumaktionen tragen nicht nur zur Einsparung von Speicherplatz und CO₂-Emissionen bei, sondern sind auch eine essenzielle Pflichtaufgabe im Rahmen der IT-Sicherheit und des Datenschutzes.
Die Bedeutung regelmäßiger Datenbereinigung
Die regelmäßige Datenbereinigung ist von entscheidender Bedeutung für die Produktivität, Sicherheit und den Umweltschutz. Sie hilft, effiziente Prozesse zur Datenaufbewahrung und -löschung zu implementieren. Darüber hinaus trägt sie zur Senkung von Speicherkosten und zur Verlängerung der Lebensdauer der IT-Ausrüstung bei.
Effizientes Aufräumen des E-Mail-Postfachs
E-Mail-Postfächer sind häufig ein Nährboden für Datenmüll und können unnötige CO₂-Emissionen verursachen. So entstehen pro gesendeter oder gespeicherter E-Mail durchschnittlich 10 g CO₂. Dies summiert sich schnell, insbesondere bei durchschnittlich täglich 21 gesendeten E-Mails, wenn man auch den Wasserbedarf für die Serverkühlung berücksichtigt. Ein regelmäßiger digitaler Frühjahrsputz im E-Mail-Postfach ist daher ratsam.
Im Einklang mit dem Datenschutz dürfen personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, sollten diese Daten gelöscht werden – dazu gehören auch jene im Datenmüll. Der Datenschutz fordert somit dringend eine konsequente Datenbereinigung.
Blog-Tipp: Die Bedeutung der Planung von IT-Netzwerken für Unternehmen und Steuerkanzleien
Cloud- und Serverstrukturen sowie mobile Geräte bereinigen
Laut aktuellen Studien werden mehr als 50 % der gespeicherten Daten in Unternehmen als „Dark Data“ klassifiziert – also Daten, die keiner mehr nutzt oder die nicht mehr bekannt sind. Diese finden sich nicht nur in E-Mail-Postfächern, sondern auch in Cloud- und Serverstrukturen. Deshalb ist auch hier ein gezieltes Aufräumen erforderlich. Gehen Sie systematisch vor:
1. Inventarisieren Sie alle vorhandenen Dokumente und Ordner, besonders in gemeinsam genutzten Strukturen.
2. Identifizieren und priorisieren Sie häufig genutzte oder wichtige Daten.
3. Entfernen Sie veraltete oder unnötige Dateien und Duplikate.
4. Nutzen Sie klare und aussagekräftige Dateinamen sowie strukturelle Kategorien.
5. Löschen Sie nicht mehr benötigte Daten und leeren Sie schließlich den Papierkorb.
Auch auf mobilen Geräten, wie Diensthandys und Laptops, sind regelmäßige Aufräumaktionen notwendig. Entfernen Sie ungenutzte Apps und löschen Sie überflüssige Fotos und Videos. Sichern Sie wichtige Medien in der Cloud und erstellen Sie intuitive Ordnerstrukturen.
Einführung von Löschkonzepten
Ein elementarer Bestandteil der Datenbereinigung ist die Einführung von Löschkonzepten. Durch regelmäßige Löschaktionen und die Identifizierung personenbezogener Daten im Datenmüll können Unternehmen sicherstellen, dass sie Daten gemäß den festgelegten Löschfristen verarbeiten und verlangen, was wiederum die IT-Sicherheit und den Datenschutz gewährleistet.
Prozessoptimierung
Um Datenmüll effektiv zu erkennen und diesen entsprechend zu bereinigen, sollten Prozesse erkannt, bewertet und optimiert werden. Dazu gehören auch Prozesse wie E-Mail-Archivierung und die Bewertung oder Einführung von Cloud-Lösungen. Gerade bei der komplexen Bewertung dieser Abläufe sollte ein Fachmann aus dem Bereich IT-Sicherheit unterstützen. Ein Consulting aus dem Bereich der Cybersicherheit kann professionell Prozesse erkennen und bewerten. Dabei kann vermieden werden, dass Verarbeitungen und Datenmüll übersehen oder falsch bewertet werden.
Fazit
Datenmüll, der sich unkontrolliert ansammelt, stellt nicht nur eine Belastung für die IT-Infrastruktur dar, sondern auch ein erhöhtes Risiko für den Datenschutz. Durch gezielte Maßnahmen zur Datenbereinigung können Unternehmen nicht nur ihre Nachhaltigkeit verbessern, sondern auch den rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes gerecht werden.
Die Minimierung von Datenmüll fördert nicht nur die Effizienz der IT-Systeme, sondern trägt auch maßgeblich zum wirtschaftlichen und ökologischen Erfolg bei. Effiziente Datennutzung ist daher der Schlüssel zur Schaffung einer nachhaltigen und sicheren digitalen Zukunft.
Ein effektives Datenmanagement ist entscheidend, um Unternehmen und Steuerkanzleien vor Sicherheitsrisiken zu schützen. Unzureichend gelöschter Datenmüll stellt nicht nur ein Risiko für die IT-Sicherheit dar, sondern kann auch weitreichende Folgen für das Geschäft und die Reputation haben.
Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.
Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Ihre IT-Lösung Schwachstellen hat, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.
Dennis Manz ist seit über 20 Jahren selbstständig in der IT für unterschiedliche Branchen und seit langer Zeit auch im Bereich Buchhaltung und Steuerrecht tätig. Microsoft Certified Trainer, externer Datenschutzbeauftragter, Steuerfachangestellter und Fachassistent für Lohn und Gehalt.
Als Gründer und Geschäftsführer von IT und Beratungsunternehmen betreut er zusammen mit seinem Team erfolgreich Unternehmen, Praxen, Steuerberater und unterschiedliche Einrichtungen in Sachen IT, Datenschutz und GoBD-Beratung.