Verpflichtende Empfängerprüfung (VoP) ab Oktober 2025 – Was ändert sich im Zahlungsprozess für Unternehmen und Steuerberater?
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Inhalt
Informationen zu den neuen Änderungen
Ab Oktober 2025 tritt mit der verpflichtenden Empfängerüberprüfung (Vertification of Payee oder kurz VoP) eine bedeutende Änderung im Zahlungsverkehr in Kraft. Damit sollen Zahlungsprozesse sicherer gestaltet und Betrugsrisiken minimiert werden – insbesondere durch Fehlüberweisungen und Identitätsmissbrauch.
Was bedeutet die Empfängerprüfung (VoP)?
Die Empfängerprüfung ist ein Verfahren, das vor der Ausführung einer Zahlung sicherstellt, dass zum Beispiel der Name des Zahlungsempfängers mit der angegebenen IBAN übereinstimmt. Banken und Zahlungsdienstleister sind ab Oktober verpflichtet, diesen Abgleich automatisiert durchzuführen. Bei Unstimmigkeiten wird die Zahlung entweder abgelehnt oder es erfolgt eine Warnung an den Auftraggeber.
Die dazu notwendige Infrastruktur soll ab dem 5. Oktober 2025 zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass die Banken ab diesem Datum die entsprechenden Prüfungen durchführen werden. Dabei wird nach einem Ampelsystem die Übereinstimmung geprüft und Zahlungen ggf. nicht ausgeführt ohne weitere Aktion.
Spielraum bei der Bewertung
Das bedeutet allerdings nicht, dass jede Zahlung, die nicht entsprechende Übereinstimmungen haben automatisch direkt abgewiesen wird. Groß- und Kleinschreibung, Umlaute, Bindestriche oder Sonderzeichen und überflüssige Leerzeichen sind z.B. nicht problematisch. Auch Namenszusätze und Geschäftsformen sollen kein Problem sein. Die Entscheidungen treffen allerdings die jeweiligen Banken. Die gesetzlichen Vorgaben geben dabei nur Empfehlungen.
Welche Auswirkungen hat VoP auf Unternehmen und Steuerberater?
Für kleine und mittlere Unternehmen sowie Steuerberater bedeutet die VoP, dass sie künftig bei jeder Überweisung sicherstellen müssen, dass die Empfängerdaten korrekt und vollständig vorliegen. Die Zahlungssoftware oder das Online-Banking prüft automatisch, ob die Kombination aus Empfänger und IBAN stimmig ist. Stimmen die Angaben nicht überein, kann die Zahlung nicht ausgeführt werden oder es erfolgt eine Warnmeldung.
Praktische Konsequenzen dabei können sein:
- erhöhte Sicherheit: Die Gefahr von Fehlüberweisungen an falsche Empfänger wird deutlich reduziert.
- mehr Aufwand bei der Datenerfassung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Stammdaten ihrer Geschäftspartner aktuell und korrekt sind.
- Anpassung der IT-Systeme: Zahlungssoftware und Schnittstellen zu Banken müssen VoP-konform sein.
- Schulung der Mitarbeiter: Es empfiehlt sich, Mitarbeiter im Zahlungsverkehr über die neuen Anforderungen zu informieren.
So funktioniert die VoP-Prüfung und das Ampelsystem im Zahlungsprozess
Die verpflichtende Empfängerprüfung (VoP) basiert auf einem automatisierten Abgleich zwischen dem Namen des Zahlungsempfängers und der angegebenen IBAN. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Zahlungen ausschließlich an die tatsächlich vorgesehenen Empfänger erfolgen. Die technische Umsetzung erfolgt durch die Banken und Zahlungsdienstleister, die den Abgleich im Hintergrund durchführen, bevor eine Überweisung ausgeführt wird.
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Wie läuft die VoP-Prüfung ab?
1. Dateneingabe: Der Auftraggeber gibt im Online-Banking oder in der Zahlungssoftware den Namen des Empfängers und die IBAN ein.
2. Abgleich: Das System prüft, ob der eingegebene Name mit dem bei der Empfängerbank hinterlegten Kontoinhaber übereinstimmt.
3. Ergebnisanzeige: Das Ergebnis der Prüfung wird dem Auftraggeber unmittelbar angezeigt – und zwar in Form eines Ampelsystems.
Das Ampelsystem im Detail
Das Ampelsystem ist eine visuelle Darstellung des Prüfergebnisses, das die Entscheidung über die Ausführung der Zahlung unterstützt:
- Grün: Die Angaben stimmen überein. Die Zahlung kann ohne Einschränkung ausgeführt werden.
- Gelb: Es gibt kleinere Abweichungen, beispielsweise Tippfehler oder unterschiedliche Schreibweisen (z.B. „Müller“ vs. „Mueller“). Das System weist darauf hin, dass die Daten nicht exakt übereinstimmen, die Zahlung kann aber nach Bestätigung durch den Auftraggeber trotzdem ausgeführt werden.
- Rot: Die Angaben stimmen nicht überein. Die Zahlung wird abgelehnt, da ein hohes Risiko für eine Fehlüberweisung oder Betrug besteht.
Wie können Unternehmen sich vorbereiten?
Die Zahlungsprozesse werden durch die Empfängerüberprüfung nun durch einen weiteren Schritt ergänzt. Es ist empfehlenswert, bereits jetzt die Stammdaten aller Zahlungsempfänger zu überprüfen und zu aktualisieren, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen.
Bei der Sammelüberweisung hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen durch ein sogenanntes Opt-Out die Zahlungen ohne Prüfung zu senden. Dabei umgeht der Zahlende dann allerdings die Möglichkeit die Überweisungen sicher zu tätigen. Durch das Opt-in kann die Empfängerprüfung wieder aktiviert werden. Dabei ist dann aber mit einer längeren Bearbeitungszeit gerade bei größeren Sammelüberweisungen zu rechnen.
Grundsätzlich sollte bei Zahlungen etwas mehr Zeit eingeplant werden, falls die Prüfungen ergeben, dass Fehler bei den Angaben vorliegen. Schon beim Anlegen neuer Zahlungsempfänger sollte also ein noch genaueres Augenmerk auf die Eingabe der Daten gelegt werden.
Es muss auch eine Vorgehensweise festgelegt werden, wie mit fehlerhaften Zahlungsprozessen und möglichen nötigen Freigaben umzugehen ist. Auch die Vorgehensweise bei der Vier-Augen-Freigabe muss entsprechend überdacht werden. Wie kann die Freigabe beispielsweise bei einer optionalen Opt-In Einreichung erfolgen usw.
Wenn die Stammdaten nicht übereinstimmen, müssen unter Umständen Zahlungen abgebrochen und die Stammdaten korrigiert werden. Dabei gilt es auch festzulegen, wer welche Entscheidungen zu treffen hat im berechtigten Personenkreis. Auch die Kunden sollten in die Informationen eingebunden werden, damit keine eigenen Zahlungen durch Fehler in den Stammdaten der Kunden von der Prüfung aussortiert werden.
Fazit
Die verpflichtende Empfängerprüfung (VoP) bringt mehr Sicherheit in den Zahlungsverkehr und schützt Unternehmen vor finanziellen Verlusten durch Betrug oder Fehler. MC-Netzwerke steht Ihnen als erfahrener Partner für IT-Sicherheit und Digitalisierung zur Seite und begleitet Sie bei der technischen und organisatorischen Umsetzung der neuen Vorgaben.
Für individuelle Fragen zur Umsetzung der VoP in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kanzlei stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie MC-Netzwerke für eine persönliche Beratung und maßgeschneiderte IT-Lösungen.
Das Team von MC-Netzwerke betreut Steuerberater, Unternehmen und andere Organisationen bundesweit im Bereich Digitalisierung und unterstützt diese auch im Bereich IT-Sicherheit und Cloud-Lösungen. Nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und wir erstellen Ihnen gerne ein praxisnahes und individuelles Angebot.
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